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title: 自定义文件元数据
description: 介绍企业自定义文件元数据字段、文件赋值、详情展示及按元数据查询筛选的方法。
slug: custom-file-metadata
lang: zh
category: 产品功能介绍
category_order: 2
order: 15
keywords:
  - 自定义元数据
  - 文件元数据
  - 元数据筛选
  - 文件分类
  - 结构化管理
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# 自定义文件元数据

自定义文件元数据允许企业为文件增加统一的结构化业务字段。管理员先在管理后台定义字段、是否必填、字段类型和可选值；用户再为具体文件填写对应内容，并在文件详情、列表标识和搜索筛选中使用这些数据。

它适合管理文件阶段、发布状态、合同类型、保密等级、业务归属等不能只靠文件名和目录准确表达的信息。

![自定义文件元数据管理](../../assets/images/custom-metadata-admin-list.png)
*管理员在“管理工具—自定义文件元数据”中统一维护字段。*

## 能解决什么问题

| 问题 | 使用自定义元数据后的处理方式 |
| --- | --- |
| 同类文件命名不一致 | 用统一字段和受控选项记录业务状态 |
| 文件散落在不同目录 | 可跨目录按同一元数据条件查询 |
| 发布、归档等状态难追踪 | 在文件详情中直接展示当前状态 |
| 交付前遗漏关键属性 | 把重要字段设为必填项 |
| 仅依靠标签难以形成固定口径 | 使用管理员定义的字段名称和选项集合 |

## 管理员定义元数据

管理员进入企业管理后台的“管理工具—自定义文件元数据”，可以查看已创建字段及其必填状态、字段类型和候选项，并新增、编辑或删除字段。

创建字段时需要设置：

- **字段名称**：说明该字段表达的业务含义，例如“文件阶段”或“是否可发布”。
- **是否必填**：设为必填后，用户为文件设置元数据时必须填写该字段。
- **字段类型**：根据业务数据选择字符、数值、日期或选择型字段。
- **候选项**：为选择型字段维护固定选项；选项可调整顺序或删除。

![新建自定义文件元数据](../../assets/images/custom-metadata-create.png)
*示例把“是否可发布”设置为必填单选字段，并配置“可发布”“不可发布”两个选项。*

### 可选数据类型

当前版本提供六种自定义元数据类型。字段类型决定用户填写数据的方式；单选框和多选框还需要由管理员预先维护候选项。

| 数据类型 | 填写方式 | 适用示例 |
| --- | --- | --- |
| 字符型 | 输入文字或由数字、字母组成的业务内容 | 合同编号、客户名称、项目代号、资料说明 |
| 浮点型 | 输入带小数的数值 | 合同金额、税率、重量、尺寸 |
| 整数型 | 输入不带小数的数值 | 文件份数、页数、年度、保管年限 |
| 日期型 | 选择或填写日期 | 签署日期、生效日期、到期日期、归档日期 |
| 单选框 | 从管理员设定的候选项中选择一项 | 文件阶段、发布状态、保密等级 |
| 多选框 | 从管理员设定的候选项中选择一项或多项 | 适用部门、业务分类、使用范围 |

![自定义元数据可选数据类型](../../assets/images/custom-metadata-field-types.png)
*创建元数据时可以选择字符型、浮点型、整数型、日期型、单选框或多选框。*

类型创建后会成为企业文件分类口径的一部分。建议管理员在创建前先确认数据是否需要小数、是否允许多选，以及是否需要使用固定候选项，避免后续出现同一业务信息使用不同字段类型的情况。

### 字段设计建议

- 名称应短而明确，同一含义不要重复创建近似字段。
- 选项应互斥、易懂，并尽量保持长期稳定。
- 只把业务上确实不能缺失的信息设为必填，避免增加日常维护负担。
- 修改或删除字段前，应确认现有文件是否已使用该字段，并安排历史数据处理方式。
- 可先在一个项目或一类文件中试用，再推广为企业统一口径。

## 为文件设置元数据

1. 在文件列表中选中文件，打开右侧文件详情。
2. 展开“自定义元数据”，点击“编辑”。
3. 搜索或选择需要填写的元数据字段。
4. 为每个字段选择或填写对应值；带星号的字段为必填项。
5. 点击“确定”保存。

![文件详情中的自定义元数据入口](../../assets/images/custom-metadata-file-details.png)
*文件详情面板集中展示自定义元数据，并提供编辑入口。*

![设置文件自定义元数据](../../assets/images/custom-metadata-edit.png)
*设置窗口会列出需要填写的字段；必填字段使用星号标识。*

保存后，字段和值会显示在文件详情的“自定义元数据”区域，方便用户复核文件当前状态。

![已设置的元数据值](../../assets/images/custom-metadata-values.png)
*示例文件的“文件阶段”为“评议”，“是否可发布”为“可发布”。*

## 按元数据查询和筛选

自定义元数据可作为独立查询条件使用。用户可以在搜索区域切换到“仅搜索自定义元数据”，先选择字段，再选择对应值并确认筛选。

![选择元数据筛选字段](../../assets/images/custom-metadata-filter-fields.png)
*筛选入口列出企业已经定义的元数据字段。*

![按元数据值筛选文件](../../assets/images/custom-metadata-filter-values.png)
*选择“文件阶段—定稿”后，结果列表显示满足条件的文件及状态标识。*

典型查询包括：

- 查找“文件阶段=定稿”的全部交付文件。
- 查找“是否可发布=不可发布”的受限资料。
- 按合同类型、项目阶段或资料状态筛选跨目录文件。
- 结合关键词、文件类型、时间、上传者等条件缩小结果范围。

查询结果仍遵循原有文件权限。用户只能看到自己有权访问的文件，不会因为元数据筛选而扩大访问范围。

## 与标签和图片元数据的区别

| 能力 | 数据来源 | 结构特点 | 适用场景 |
| --- | --- | --- | --- |
| 自定义文件元数据 | 管理员定义，用户为文件赋值 | 字段和候选项统一，可设置必填 | 文件阶段、业务属性、发布状态、合规分类 |
| 企业标签/用户标签 | 管理员或用户添加 | 灵活、可多选，适合快速归类 | 主题、项目、客户、临时分类 |
| 图片元数据 | 系统从图片读取 | 来自拍摄设备和文件属性 | 拍摄时间、尺寸、相机型号、分辨率 |

这三类信息可以配合使用：自定义元数据保证业务口径，标签补充灵活语义，图片元数据提供文件自身的技术属性。

## 相关章节

- [搜索](search-preview.md)
- [标签管理](tag-management.md)
- [图片元数据](metadata-search.md)
- [文件管理](files-management.md)
- [企业控制台](admin-console.md)