工作中,最让我们不爽的并不是那些富有挑战的事,因为这些事能极大的提升我们的能力。如果完成了,那将是一件富有成就感的事。

工作中,最让我们不爽的其实是那些繁琐的事。难度不高,却很费时间。每天都要花时间,一天又一天,消耗我们的战斗力。

巧用巴别鸟,让繁琐的工作简单化,留出更多时间做更重要的事。

案例一:公司会议记录

阿文所在的部门,每天都要开会。领导交给他一个任务:记录每天的会议内容。

每次开会,阿文都会在本子上做好内容记录。会后,将内容电子化,上传到邮件附件中,再挨个发给其他相关的同事及领导。

这天,有个同事放假刚回来,问阿文,能不能把这些天的会议记录打包发给他,他一个一个邮件打开,查看附件太麻烦。阿文答应了,于是一个一个邮件找出来,打包好发过去。

如果阿文的公司用了巴别鸟,在会议记录这事上,阿文可以节省至少 1/3 的时间。

首先,阿文不再需要每天上传会议记录。只要将会议记录文档放在团队文件夹里,之后每一次的会议记录,通过同步端,就会自动更新到云端。

其次,阿文也不再需要挨个发给同事和领导。因为,巴别鸟的团文件夹里内容有更新,其他团队成员都能看到。

最后,缺席会议的同事想看会议记录,也无需再找阿文。在巴别鸟上点击会议记录文档的版本记录,就能看到他错过的每一个会议内容。并且,这些会议记录都有版本说明和更新时间,他可以轻松找到想看的那个。版本间也可以任意切换,想看哪个点哪个。

版本管理

案例二:个人工作日志

小萝的公司规定,每个人每天都要写工作日志。于是,每天下班前,小萝及同事们每天要留出10-20分钟的时间,先回顾这一天的工作内容,然后记录下来,接着上传到邮件附件,最后发给领导。

如果小萝的公司使用了巴别鸟,那她和她的同事们在这件事上至少可以节约 1/5 的时间,做其他更重要的工作。

首先,小萝及她的同事们无需再每天都上传工作日志。只要把各自的工作日志放到团队文件夹里,之后每天的工作日志,通过同步端就可以自动更新到云端。

其次,小萝及她的同事们无需再每天都给领导发工作日志,只要领导在这个团队里,就能看到每个文件的更新版本。

工作日志

案例三:文件管理

牧子负责管理公司的文件,公司所有的文件都由他,集中存放在文件室。

别人收到什么文件,最后都会交给牧子,由他归档,并负责文件保存完好。有人需要什么文件,会和他说。他要及时找出来然后交给对方,并记录下来使用情况。

工作中50%的时间,牧子都是在接收、寻找、分发、归档文件。剩下的时间,他用来撰写公司条例等规章制度。

如果牧子的公司使用了巴别鸟来管理文件,那他在这件事上至少可以节约30%的时间。

首先,牧子无需担心文件被损坏。公司的所有文件存储在巴别鸟上意味着文件是以电子化的形式存储在云端,不存在文件发生物理破坏的情况。另外,巴别鸟上的每一份文件都有多点备份,可以有效防止文件遭到非物理破坏。

其次,牧子无需再负责文件的分发,其他人想看某份文件直接在云端查看即可。也无需担心文件被任意查看,存储在巴别鸟上的文件都可以进行权限管理,有相关权限的人才能查看,没有权限的人需要申请,获得同意后才可以查看。

最后,牧子无需再手动记录文件的流转,文件的所有使用日志都有数据记录,可随时查看使用情况。

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