弘睿使用巴别鸟,可以说是始于团队协作(批注讨论)、起于企业网盘(文件存储、管理与共享)、终于知识共享(企业知识库)。巴别鸟不仅帮助我们集中管理文件,更显著提高了整个团队的工作及沟通效率。现在,巴别鸟已成为弘睿团队协作、文件共享和讨论沟通的核心。                              —— 弘睿品牌顾问 CEO 刘璐

客户简介

弘睿成立8年以来,已为300+企业提供了品牌策划与设计服务,涉及文化传媒、服装饰品、地产家居、餐饮食品、汽车交通、工业制造等各行各业,并于2012年入选【中国品牌设计50强】。不仅积累了一大批客户,也形成了一套行之有效的工作服务流程。

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项目背景

可以说,弘睿目前客户源已十分稳定。接下来的工作重心主要在两点:对外,将服务过的品牌案例沉淀整合,进一步传播加强知名度;对内,将工作及服务流程标准化,以提高工作效率和工作质量为目标,继续服务好每一个新老客户,提升客户口碑。

 

面临问题

为甲方服务时,弘睿会经过这样几个流程。

组建项目组,协同创作出让甲方满意的优质方案。然而因为协作成员多,资料散落在各处,成员间需多次互传文件共享文档。耗时费力不说,还使得误删、丢失文件的情况时有发生。再加上员工流动等情况,也给客户资料和案例作品带来安全隐患。

设计方案初步完成后,会先发给品牌经理、设计主管、创作总监在内部评审做品控管理。由于公司内部没有统一的协作工具,每个评审人出于各自的习惯,会用到不同的工具来提意见,如QQ、微信、邮件等等。方案制作者需要将所有的意见汇集在文档中,逐一修改。由于信息不对称,互相冲突的意见时常出现。遇到这种情况还需让评审人进一步讨论确认。以致浪费大量时间,内部定稿时间被大大拉长。

定稿后,品牌经理将方案在线提给客户。由于对接的客户方人员往往不是其负责人,方案还需再次传送。而客户方负责人的修改意见,也要经过几重传送才能到方案创作人员手中。使得大部分时间浪费在文件传输这件事上。

作为一家为甲方提供服务的品牌顾问公司,弘睿需要的不只是一款协作工具,而是和自己的行业属性、工作流程更为契合的产品。

随着SaaS工具在国内的火热,弘睿也曾体验过其他协作产品,但效果都不理想。直到巴别鸟。

 

解决方案

 

企业文件集中存储,构建企业知识库

使用巴别鸟后,弘睿做的第一件事就是将公司过往的客户案例和创作资料集中存储在巴别鸟并一一分类管理。一套完整的客户案例文件包括:客户基础资料、项目参考资料、创作方案文件(设计稿、文案稿、策划稿)等诸多文件。既让这些资料得以永久备份,避免文件流失给公司带来巨大损失,也是构建企业知识库的有效开端。

分类管理客户资料及案例​

文件存储在巴别鸟上,有权限的成员可随意取用,大大节省了之前文件来回传输的时间。在巴别鸟可以用全文搜索、标签搜索等多种方式来查找文件,文件再多,查找也快捷。

除了企业资料和客户案例外,弘睿也将参考素材统一存储在巴别鸟上,形成企业素材库,在内部实现集中共享,让大家能够随时各取所需,无需再费时重复搜集。

共享企业素材库

在线预览方案,直接批注内容,解决定稿难题

巴别鸟支持多种格式的在线预览和批注,psd、ai 、indd等格式设计稿无需另存为jpg,可直接打开预览。只需上传一次,有权限的企业成员均可查看使用。内部品控时,评审人员可直接在文档内容上批注意见,协作成员还可以回复批注。

这不仅实现了信息的有效对称,使得意见冲突时,双方可以就地讨论集中解决。设计师也无需再整理意见,根据批注条目逐一修改即可。有效节约了设计师的时间,将精力专注于稿件上。

上传在巴别鸟的每一个文件均可以无限次修改,每一个文件版本都会在巴别鸟云端永久备份保存,并在版本间任意切换。

使用版本说明功能,可迅速区分每一版稿件的区别,让版本混乱的情况不再发生。有效解决了稿件的管理难题,实现自动化管理。

在线批注方案

文件一键分享给客户,省却传输时间,协作更快更顺畅

除了企业内部人员协作,弘睿也邀请外部人员加入协作。提交方案时可一键分享给客户。

为客户设置好相应的操作权限后,客户就像内部员工一样预览查看文件,并直接在内容上批注意见,操作十分方便。并且这些功能通通可以在巴别鸟APP上使用,预览稿件、批注意见可随时随地进行。

和客户协作时,内部员工还可以在稿件上私密批注,无需切换其他软件即可实现内部交流,和客户的批注内容安全隔离。

对外协作

方案价值

巴别鸟为弘睿解决了文件集中管理、设计稿在线预览批注的刚性需求。不仅实现了企业资料的高效共享和安全存储,通过和客户的在线协作,让彼此协作的更快更好,使得项目更出色的完成,获得更多客户的信任与青睐。

 

巴别鸟官网:https://www.babel.cc

 

 

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