越来越多的企业需要选择企业网盘,市面上也充斥着各种企业网盘,然后每个企业网盘上百项功能,让企业也很难选择。那么,企业网盘最基础的功能有哪些?选择了哪些功能基本上未来的工作中也就够用了?这篇文章主要解答这个问题。

我们总结了我们100个典型客户的功能需求。然后把他们需求重合度高的20项功能进行了罗列,并根据我的个人看法从中间取了15项,此表功能先后顺序加入了权重判断和功能需求重合度无关。

以我们系统巴别鸟企业网盘的功能为例:

编号 需求描述 偏离
1 文件协同编辑,协同编辑不少于3个用户 无偏离
2 文件访问控制 无偏离
3 文件版本追溯 无偏离
4 文件审批流转 无偏离
5 文件标签检索 无偏离
6 敏感信息管控(问价加密等级及部门加密等级) 无偏离
7 无纸化办公,支持手写板签字 无偏离
8 文件同步 无偏离
9 定时清除回收站 无偏离
10 网盘系统
不低于500T
无偏离
11 在线协同批注讨论office文件及设计图、照片、3D模型 无偏离
12 支持文控管理,可发送邮件并自动生成发送单 无偏离
13 支持项目、部门、成员角色的访问权限分别控制支持文件所有者模式(可转交文件所有者) 无偏离
14 可在资源管理器直接访问网盘内容(映射盘) 无偏离
15 开放式收件箱(可自定义收件箱需要填写表单) 无偏离

接下来逐项介绍下这些功能。

1. 文件协同编辑,协同编辑不少于3个用户

巴别鸟支持office文档的多用户实时在线协同编辑(需购买在线编辑模块),最大支持用户数限。同时,巴别鸟支持使用网页、客户端、APP对文档进行在线编辑。2名以上用户只要编辑同一个文档就自动进入协同编辑模式,编辑结果自动保存。

文件上点击右键会出现在线编辑选项
在线编辑界面

Office文档、Markdown文件、TXT文件都可以开启在线编辑,无需安装应用即可以在浏览器上完成编辑工作。并且支持多人实时协作。

同时巴别鸟支持把文件分享给其他人并赋予对方在线编辑权限。

2. 文件访问控制

巴别鸟具有强大的文件访问控制功能,不仅能设立文件的加密等级、文件的访问权限。还可以以部门、项目、分享为单位以极细颗粒度管理文件的访问。所有访问也都有日志可查。

部门文件(文件夹)或项目文件(文件夹)都有独立的文件访问控制选项
可根据成员或角色控制每一个文件或文件夹的访问权限,支持批处理

3. 文件版本追溯

巴别鸟具有强大的文件版本管理功能,用户每次编辑、同步、手动上传新版本…都会生成新的版本,支持版本间的文件对比。同时也支持回退到旧版本。支持为版本写log,自动生成版本号。

可以快速查看文件的历史版本

4. 文件审批流转

巴别鸟支持文件审批,可自定义审批流程,生成审批报告。支持不同权重的审批及多级审批。

支持预制审批流程,同时支持限定某部门的可用审批流程,并可以导出审批报表。

也可以邀请企业外成员加入审批。

可自定义审批流程

5. 文件标签检索

巴别鸟拥有强大的全文搜索、高级搜索、标签检索能力。

支持自定义标签及企业共享标签。

同时支持在左侧拦加入标签进行复合筛选。

强大的搜索引擎也支持以标签为中心的搜索方式。

为文件(文件夹)添加标签
按标签显示内容
以标签为搜索条件

6. 敏感信息管控

针对保密文件,敏感文件,巴别鸟有一套完备的管控体系。

巴别鸟可以设定文件加密等级,不同加密等级的文件对传播和分享都有不同的限制。

巴别鸟可以以部门或企业为单位来设定安全策略,绝密部门就使用高级别的安全策略。

巴别鸟有独特的安全管理员体系,安全保密员和安全审计员互相监督。

设置文件安全级别

安全管理员体系

企业文件安全策略

7. 无纸化办公,支持手写板签字

巴别鸟可以在设置里预置签名,支持在审批完成的文件后插入签字。

在用户设置里预置签名
添加签名

8. 文件同步

同步,任何成员和设备都是最新版本的文稿

巴别鸟同步端可用于Windows和Mac电脑。配合APP,可保证所有成员在多个设备上访问和使用的文件是同一个副本。既让工作有序,更大幅节省企业的存储空间。

不同于其他产品的同步客户端,巴别鸟同步端可指定任何本地文件夹自动同步,或把巴别鸟上的文件夹同步到本地。

9. 定时清除回收站

巴别鸟拥有多层级回收站,部门成员删除的文件即使清空回收站也能在部门经理的回收站恢复。

同时回收站支持自定义存储时限。到时间自动清空。

10.网盘系统 不低于500T

巴别鸟采用对象存储系统,便于扩容,并且有多种可选扩容方案。最大容量可以到EB级。目前实际部署案例也有高达2PB的方案。

11.在线协同批注

巴别鸟可以在任意可预览的文件上建立批注(目前还不支持视频文件),每个批注点作为一个讨论区,方便大家协同讨论方案及设计稿。同时巴别鸟支持3D批注,可以在3维模型上建立批注点进行讨论。并且可以使用@提醒相关用户。

在3D模型上进行批注讨论
在word文件上批注讨论并手绘圈画

12.支持文控管理,可发送邮件并自动生成发送单

针对大型企业以文控为核心的沟通交流体系,巴别鸟支持文控管理系统。可以建立文控项目。文控项目中的文控成员可以直接发送文件给合作伙伴,可统一管理收件方,并且生成发送单作为查询凭据。对文档外发的管理规则化体系化。

可选建立文控项目
项目基本信息及收件人管理

13.支持项目、部门、成员角色的访问权限分别控制,支持文件所有者模式。

巴别鸟支持部门成员角色的自定义创建并统一管理,同时也支持独立的项目组权限管理(项目管理员)。针对设计部门,巴别鸟还拥有文件所有者模式,文件所有者对自己的文件有管理权,但可以转交或临时转交给第三人。

项目成员权限自定义
文件负责人模式就是文件所有者模式
可自定义成员在部门中的角色,同一个成员在不同部门可以拥有不同角色

14.可在资源管理器直接访问网盘内容(映射盘)。

比同步更实用的巴别鸟映射盘(云桥)功能,可以把巴别鸟作为一个磁盘驱动器并在windows资源管理器中访问。您可以就像用一块远程硬盘一样用它,访问及编辑您权限范围内可以处理的全部文件。不同于同步功能,映射盘并不会占用太多本地存储空间,这意味着你可以访问和存储比你本地硬盘大得多的数据。同时拥有企业级安全性来保护您所做的一切。

15.开放式收件箱(可自定义收件箱需要填写表单)。

招投标?向外界征求文章?教师收作业?团队表单收集?巴别鸟支持开放式收件箱。建立一个收件箱,把地址发给需要上传文件的人,他们就可以在里面上传文件。可以附带一个表单要求上传者填写,支持匿名,上传者看不到其他上传者上传的内容。

建立收件箱
填写要求
自定义表单

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