文档及文档的版本管理,推荐使用专业的工具进行管理,以保证文件管理过程中不会因为人为因素造成版本混乱和丢失。

并且实际场景中,文件的版本管理也有比较宽泛的管理要求和极为精细的管理需求,适用于不同的企业和业务。这就需要选用的工具能够适用于不同场景的不同文件版本管理需求。

譬如我们的产品,巴别鸟企业网盘,就在文件生命周期及版本管理上做了大量的功能,帮助用户妥当的管理文件及文件版本。

先聊聊基本的文件版本管理需求功能:

0.从生命周期

角度管理版本

这是文档管理的核心,一个文件从创建到中间的讨论、修正、定稿、外发、再次修正、再次定稿、最终归档。都围绕者版本更新和工作流审批流,所以一个文件版本管理工具是要考虑到这些来进行设计的。

定稿状态的巴别鸟文档(不可新增版本了)
巴别鸟拥有档案库,统一管理归档的文件

1.每个文件都可以进行独立的版本管理。并且同一个文件不管多少版本都只能看到一个文件而不是多个。并且可查询版本列表,可回退版本。

这是版本管理最基本的要求,不然一个文件多个版本是不同文件势必会引起管理的混乱,查询的麻烦。

巴别鸟可以直接在文件列表中查看文件的历史版本列表

2.不管是通过什么渠道进行编辑,都是编辑同一个文件,并且都能生成新的版本。

无论是多人协作、在线编辑、使用客户端

编辑、同步文件夹编辑,文件更新后都能生成新的版本,并且所有共享者和使用者都是在同一个版本基础上工作,这样才能保证版本不混乱。

3.权限和版本关联。

什么人能更新版本,什么人能查看版本,什么人能回退版本,只有严格的权限管理,才能让多人使用时版本不混乱。

4.支持快捷方式。

一个文件要在多个地方使用时,往往会造成出现多个不同版本文件并散落的情况。这个就需要支持创建快捷方式,把不同位置使用的同一文档都指向同一个源。

5.支持快速预览其他版本并且进行版本对比。

巴别鸟选择历史版本进行对比

6.不同的版本有不同版本的批注讨论并统一管理。

这样才可以让对文件的讨论批注跟着版本走,准确,并可以统一管理

点击旧版本批注可以定位到建立批注的版本

7.支持文件版本描述。(打log)

可以输入版本描述在版本管理里很重要

接下来聊聊高级(精细)的版本管理功能:

在一些行业,如工程、建筑、设计、科研….文档的管理和文档的版本管理是交由文控进行管理,对于文件的每一次升版,外发,再升版都有严格细致的要求。这就要求文件的版本号可以自定义,升版操作可控,文件的每一次发送都有发送单和发送记录,包括发送的版本记录。

这就是巴别鸟文控模块(可选模块)的版本管理,针对文控对版本的精细化管理需求。

1.可自定义版本号规则和升版

巴别鸟可以选购创建文控模块项目
可自定义版本号规则

2.外发文件有发送单和发送编号,并且固定发送的版本

发送文件选项

3.外发记录可以有序管理并标记外发的版本,可以查看每个文件的版本记录和发送记录。

4.生成可以作为凭据的发送单及发送单邮件。

自动生成发送单

如果感觉巴别鸟对你的文件管理有所帮助,可以直接访问我们的官网注册使用,记得注册“企业公有云版本“。注册即可使用。

同时,巴别鸟也支持私有化部署哦~~

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