企业用户往往拥有海量的文件和文件夹需要有序管理，虽然不少企业使用了企业网盘、SMB或者文件管理系统，但是文件使用中还是会经常遇到文件找不到、权限混乱、甚至文件意外丢失…等情况。文件管理有条理能极大的提高效率，并且节约大量管理成本，降低出错造成的损失。

在服务了众多企业，了解了各种企业的文件管理方式后，我们觉得有必要整理个文件管理的最佳实践，帮助用户能更快更有序的搭建文件管理的结构和逻辑，文件管理体系一旦成型，以后更改的时间成本会很高，所以一开始就按一定的逻辑去搭建骨架，会在日后省事不少。

好了，下面是正文：

首先一个说明：

软件和系统只是构建文件管理体系的工具，帮助用户更方便的构建文件管理体系。一个优秀的文件管理体系应该是把管理思路结合到工具中。甚至没有工具，就用简单的SMB文件共享也能做到体系化。

说白了，文件管理体系就是安排好放文件的柜子，然后通过权限控制、行为管理、公司法规…等方式让用户不能也不会乱放文件，便于统一管理。

1.文件管理的结构：

就是企业以什么维度来组织文件？

这里有一个原则，就是每个文件夹都需要有一个能为之负责的人，就是很多人共享的文件夹也需要一个责任人。千万不能开一个大共享空间让同事随便放文件，这样最终的结果就是无序和混乱。所以企业做文件结构前一定要做好主要管理的维度。说白了就是文件树的每一个层级是什么？或者每一个层级的管理者是谁？

但企业日常工作中有很多种组织形式，有的企业是项目制的，一个项目多个部门通力合作。有的企业是部门制的，每个事业部像一个独立王国，有的企业是扁平化的，只有岗位没有分部门….难道要建立多个树？

我们建议：不管组织形式是什么，一律以部门为组织文件主维度。其他管理维度可以使用其他工具或者方式补足。

因为部门是企业最基础的组织形式，并且大多数情况下都能找到责任人。不管是需要多部门通力合作的项目也好，还是只有职能没有严格划定部门的企业也好，部门（职能）维度可以清晰的找到这事谁来管。就是项目，也有归属的部门（发起的部门、利益相关部门、发起者所在部门、不行还可以放总经办）。

所以文件管理结构的根部门一定是企业本身，然后一级文件夹应该都是部门，二级文件夹是子部门….

就是按组织结构来做为文件管理的主维度，层层往下，如果是总公司/分公司结构，则一级文件夹应该是各个分公司及事业部。

这里有几个防止日后文件管理混乱的原则：

1.除了管理人员，其他人不要加入企业根目录。

有的企业文件管理人员为了方便企业成员查看某些公共文件会习惯性把全部成员加入根目录（根部门）这样做会造成根部门文件混乱（有的人图省事，直接文件传根共享）。如果有公共文件，可以使用专门的企业发布文件夹（如使用巴别鸟）或者就创建一个部门，叫“企业公共文件夹”统一管理公共文件。不要把文件放到企业根目录上。

2.根目录的下级目录只有部门，没有其他文件或文件夹。

其实就是文件必须有一个具体的部门归属，由这个部门管理。不要放在根目录上。根目录放文件未来不好维护。譬如，如果管理员要分类同步这些文件以备份，因为这些文件的上级就是根，操作起来就很难受。

3.成员默认情况下仅能访问自己的部门。需要跨部门访问文件就用分享及项目进行协作。

不要为了跨部门访问方便就把其他部门成员加在自己部门里，这样时间长了部门文件夹会失去可维护性（太混乱）

4.分层管理文件，每个部门的文件及下层部门的文件由部门负责人进行管理。不要都系统管理员管理。

只有部门负责人才能了解部门的文件，都交给iT管理员管理不仅效率低，还有安全风险。

如果企业是以项目为主，经常跨部门进行协作，怎么才能更方便？

这时候就需要增加一个项目维度了。这里推荐几个方法：

1.如果你是巴别鸟用户，可以在项目的归属部门建立项目文件夹。

首先，每个项目都应该有一个归属部门。（项目主要相关的部门或项目发起者所在部门）这样便于管理。巴别鸟的项目是可以转交的，可能发起于销售部，最终沉淀在售后服务部。同时，巴别鸟项目虽然归属于部门，但部门里只有部门负责人和加入项目的成员能看到。项目可以跨企业，跨部门邀请成员。成为一个独立的管理维度。

巴别鸟还提供了“我的项目”这个把项目单独呈现的入口，这样项目参与者也不用在意项目所在的部门，直接去访问项目即可。

2.如果没有使用巴别鸟，可以在部门下面创建文件夹，命名为XXX项目，通过分享的形式实现项目文件共享。

在项目的归属部门创建项目文件夹，邀请分享这个文件夹给相关的协作者，也可以实现类似目的。

3. 善用分组和邀请共享功能。

把项目成员分组，然后分享部门下面某个文件夹给这个分组也是个很好的办法。加入分组的成员就能自动看到属于这个分组的文件。虽然不能项目一样有序管理，但也能很好的管理好特定文件夹。

4.创建一个叫项目部的部门，然后每个项目都在项目部下面创建一个名为“XXX项目”的子部门，子部门加入项目成员管理。

项目部由iT创建，项目部下面不放非管理人员。项目以子部门的形式创建，每个子部门成员就是项目成员。这种方式也能很好的管理好一个个项目。项目成员也只能看到自己所属的项目（子部门），看不到自己不在的项目（看不见没有加入的部门）

部门文件夹下怎么分类？

部门文件夹下的分类应该根据部门的职能和工作流程来设计。以下是一些具体的分类建议和优缺点：

1.按职能分类（推荐）：

将部门文件夹分为不同的子文件夹，每个子文件夹代表一个具体的职能或任务，如“市场部”下可以有“市场研究”、“广告设计”、“活动策划”等子文件夹。

2.按项目分类（推荐）：

如果部门内部有多个项目同时进行，可以在部门文件夹下为每个项目创建一个专门的文件夹，如“项目A”、“项目B”等，并在其中进一步细分文件类型。当然，巴别鸟用户可以在部门下创建独立的项目文件夹来分类，

3.按时间分类（补充分类维度）（不推荐）：

对于需要长期保存的文件，可以按照时间顺序进行分类，如“2023年”、“2024年”，并在每个年份下再细分季度或月份。这适合每年总结一批文件，做为一个补充分类维度。但其实很多文件没有明显的时效性的，这种方式不如标签来得便捷。

4.按文件类型分类：（不推荐）

根据文件的类型进行分类，如“文档”、“表格”、“演示文稿”、“图片”、“音频”、“视频”等。这是一个很糟糕的分类习惯，除非极其特殊的行业。因为其实大多数网盘和文件管理系统都可以按文件类型进行查询和搜索，要统一查看某类文件，直接搜索扩展名，并指定搜索当前文件夹即可。

5. 按重要性分类：（补充分类）

对于重要的文件或经常需要访问的文件，可以创建一个“重要文件”或“常用文件”文件夹，以便快速访问。

6. 按保密级别分类：（补充分类）

对于敏感或保密的文件，可以创建一个“保密文件”文件夹，并设置相应的访问权限。巴别鸟有文件密级选项，可以直接给文件打上密级标签。

7. 按客户或合作伙伴分类：（补充分类）

如果部门与特定的客户或合作伙伴有频繁的业务往来，可以创建一个以客户或合作伙伴命名的文件夹，存储与之相关的所有文件。

8. 按流程分类：（推荐）

根据部门的工作流程，可以创建与流程相关的文件夹，如“审批流程”、“采购流程”、“销售流程”等。

9. 按状态分类：（推荐）

对于正在进行中的工作，可以创建一个“进行中”文件夹；对于已完成的工作，可以创建一个“已完成”文件夹。

10.按人分类（推荐）

每个部门成员一个自己名字命名的文件夹。自己的工作和文件都放在自己文件夹里。同时设定一个部门共享文件夹，部门大家共享的文件放在共享文件夹里。

在进行文件分类时，还需要注意以下几点：

• 保持一致性：确保所有部门和员工都遵循相同的分类规则，以避免混乱。
• 易于理解：分类名称应该清晰、简洁，易于所有员工理解。
• 定期审查和更新：随着业务的发展和变化，文件分类可能需要定期审查和更新，以确保其仍然符合当前的业务需求。
• 培训和沟通：对员工进行文件管理培训，并通过内部沟通确保每个人都了解文件管理的规则和流程。

通过以上方法，企业可以建立一个结构化、有序的文件管理体系，从而提高工作效率，减少管理成本，并降低因文件管理不当造成的风险。

待续