在日常的文档协作中，我们经常会被琐碎的杂事缠身：手动整理散乱的图纸、一遍遍修改文件命名、为了分享给同事而重复地将文档转为 PDF……
为了让每一位专业人士都能从这些重复性、机械性的劳动中解放出来，专注于更有价值的创造性工作，巴别鸟“自动化任务”栏目正式上线了！并且，该栏目的任务类型还会不断新增，让你的文件管理更加智能高效。
巴别鸟自动化任务模块
什么是自动化任务？
巴别鸟自动化任务是一套基于规则的智能文件处理引擎。您可以像设置闹钟一样，为指定的文件夹配置一套“动作规则”。一旦满足触发条件（如文件上传、到达设定时间），系统就会代替人工，自动执行整理、重命名、转码或清理等操作。
如何使用？
两种使用方式：
文件夹右键菜单打开
文件夹右键增加了任务菜单
在自动化任务栏目选择
在自动化任务栏目也可以选择相应的任务
核心功能模块详解
1. 自动整理文件：文件夹的“首席内管家”
- 功能： 系统会根据您预置的规则（如文件类型、关键词、日期等），自动将上传到指定文件夹的文件分门别类地移动到对应位置。
- 价值： 告别“桌面满堆”或“根目录混乱”，让项目资料始终保持井然有序，再也不用手动拖拽分类。
自动整理菜单
示例场景：销售与合同管理——“乱序文件自动归位”
- 痛点： 业务员上传的合同命名五花八门，且全部堆在根目录。
- 自动化方案： 开启“自动重命名”+“自动整理”。
- 实际操作： 设置规则“按日期+上传者”重命名，并按“月份”自动归类。业务员只需上传，系统自动将其更名为 20231024_张三_XX合同 并自动移动到 10月合同汇总 文件夹。
- 效果： 管理人员无需手动调整，打开文件夹即可看到整齐划一的档案结构。
2. 自动重命名：统一标准，告别“乱码”
- 功能： 为特定文件夹设定命名模板（例如：项目名+日期+上传者）。所有进入该文件夹的文件都会自动按照规则重写文件名。
- 价值： 确保企业内部文件命名的统一性，极大降低了后期搜索和归档的难度。
可按各种规则设置自动重命名逻辑
示例场景：自动整理 + 自动重命名：
- 场景： 结构、暖通、给排水各专业的图纸汇总。
- 自动化动作： 根据文件扩展名（如 .rvt, .dwg, .jpg）或文件名中的关键字（如“初设”、“施工图”），系统自动将文件移动到对应的专业文件夹，并统一添加项目编号前缀。
- 价值： 彻底解决“图纸满地找”的乱象，确保项目资产库的绝对整洁。
3. 自动转 PDF：即时交付，高效协作
- 功能： 当您将 Office 文档或设计图纸上传至指定文件夹时，系统会自动生成一份对应的 PDF 副本。
- 价值： 满足工程设计等行业频繁的交付与审阅需求，无需打开软件手动另存，分享更快捷。
支持多种文件类型转换为PDF
示例场景：工程设计——“丢进去是CAD，出来是PDF”[1]
- 痛点： 设计师每天要生成大量图纸，手动转PDF发给甲方既费时又容易漏掉版本。
- 自动化方案： 开启“自动转PDF”任务。
- 实际操作： 设计师在本地绘图软件中完成设计，直接保存到同步文件夹。巴别鸟在后台自动生成一份同名的PDF副本并同步回本地。
- 效果： 甲方在外部预览或手机端查看时，总能第一时间看到最新版的PDF，无需设计师额外操作。
4. 自动清理文件：合规管理，瘦身增效
- 功能： 定时清理特定文件夹中的过期文件、临时缓存或日志。您可以自定义保留时长及删除规则。
- 价值： 在保障数据安全合规的同时，有效节省企业存储空间，让协作环境更清爽。
支持多种自动清理文件夹策略
示例场景：财务报销与素材收集——“告别文件堆积”
- 痛点： 临时收集的各类发票照片、参考素材很快就塞满了本地磁盘和网盘空间。
- 自动化方案： 开启“自动清理任务”。
- 实际操作： 针对“临时交换”文件夹设置规则：超过30天未改动的文件自动移入回收站或彻底删除。
- 效果： 保持系统“瘦身”，确保存储空间始终被核心业务资产占用，而非垃圾文件。
5. 批量创建文件夹：标准流程，秒级部署
- 功能： 通过预设的结构模板，一键为新项目生成成套的目录体系。
- 价值： 确保每个项目从启动伊始就符合企业的管理标准，省去了手动一个个新建文件夹的烦恼。
核心联动：本地整理的“降维打击”
巴别鸟自动化任务最独特的地方在于它能与同步功能完美结合。
- 原理： 当您在本地电脑通过同步端操作文件时，云端引擎会实时识别并执行预设任务，处理结果瞬间同步回本地。
- 体验： 您只需把杂乱的文件丢进本地某个同步文件夹，几秒钟后，您会发现它们在本地已经自动改好了名字、转成了PDF，甚至被归类到了正确的子目录下。
为什么选择巴别鸟自动化？
- 全天候运行： 任务在云端自动触发，无需保持电脑开机，您的“数字助理”24小时在线。
- 减少人为误差： 避免了手动操作可能导致的误删、错命名等问题，提升企业数据管理的准确性。
- 深度集成： 自动化任务与巴别鸟现有的版本管理、权限系统完美融合，确保自动化过程中的每一步都可追溯、可控。
立即开启您的自动化之旅 点击侧边栏的**“自动化任务”**图标，创建您的第一个自动化规则，感受高效办公带来的纯粹快乐。
小贴士： 建议先从“自动重命名”或“自动转PDF”开始尝试，看看它们能为您省下多少宝贵的时间！