最近,巴别鸟收到一篇文章,是巴别鸟企业客户的CEO撰写的。全文共 2899 个字,分享了他这一年是如何带领团队使用巴别鸟,来解决工作中的文件管理及协同办公的需求。本文共有5个部分,都是他从实际工作中提炼出来的经验。既有论述,也附有亲身实践的真实案例。现将全文完整发布出来,分享给大家。对于客户如此诚意的举动,始料未及的同时我们也深感荣幸,谢谢。

 

文 / 刘璐 _ 弘睿品牌管理公司CEO

 

弘睿使用巴别鸟,可以说是始于团队协作(批注讨论)、起于企业网盘(文件存储、管理与共享)、终于知识共享(企业知识库)。巴别鸟不仅可以帮助企业集中管理文件,更能显著提高整个团队的工作及沟通效率。以下是弘睿经常用到的应用场景:

 

定点“批注”解决“内部审稿意见汇总”难题

一般创作方案在提交客户之前,弘睿内部都会进行出品质控,原先是设计师做完方案把文件发给品牌经理、设计主管、创作总监等多人审阅,然后每个人各自提意见,有的用QQ、有的用微信、有的用钉钉,意见在不同渠道上,需要设计师自己或审稿人将意见、截图复制粘贴汇总到一个Word文档上再看,而且会有不同人提的意见相互冲突的情况。

现在我们把需要审阅的方案都传到巴别鸟上,统一了意见汇总渠道,谁提了什么意见,大家都一目了然,减少了意见重复、意见冲突的情况,而且能基于任意一条批注意见展开讨论。

更重要的是巴别鸟的“批注”功能非常强大,它能基于文档中的某一点、某一段或是某一个词、某一句话、某一个细节进行定点“批注”(文字/语音/手绘3种批注方式),可以说是“哪里不行点哪里”(进行批注),而且后续查看批注意见也非常直观、方便(批注统一管理,能快速定位到讨论的内容上),不用再到QQ、微信、钉钉上到处查看汇总意见,也不会出现找不到的情况(文件历史版本的批注也会被保留)。无论是对设计师,还是审稿人,都节省了不少时间,显著提高了团队内部的沟通效率。

下一步,弘睿会将巴别鸟“批注”这种沟通方式用到与客户的沟通中去。

【注:目前巴别鸟已实现跨设备、跨格式的在线预览、批注文件,支持在电脑、手机、iPad上批注pdf、psd、ai、jpg、office办公软件等各种格式的文件。】

 

文件资料的内部共享与存档更方便

由于一个品牌项目需要多人合作完成,所以文件资料的共享是必不可少的。一般需要共享的文件资料包括:客户基础资料、项目参考资料、创作方案文件(设计稿、文案稿、策划案)等。

因为原先没有一个统一的文件存放和共享平台,所以项目文件资料分别存放在项目组各成员的电脑里,这样就导致每个人电脑里的文件资料都不一致,经常出现项目资料不统一、找不到文件、以及文件传来传去的情况,非常混乱、低效,而且还不安全,容易出现文件误删、丢失等情况。

现在我们把文件都存在巴别鸟上,可以把文件统一放到各自的“部门文件夹”里,也可以自己建一个文件夹“共享”给同事,这样所有项目成员看到的客户资料、项目资料及创作方案都是一致的,就不会出现文件不同步、资料不一致的情况了。而巴别鸟基于云端的文件存储使得文件获取摆脱了地理空间的限制,即使在客户公司或家里临时需要某个文件时都可以轻松的获取,不用再单独往返一趟公司拷文件。

另外巴别鸟企业版独有的“组织结构”和“文件转移”功能,大量降低了人员流动所造成的文件交接时间。新员工入职后,登陆巴别鸟就能看到自己部门以往的文件,不在部门文件夹内的文件也可以在同事共享后快速同步;而对于离职人员的文件资料,也可以进行一键交接,大量节省了文件交接时间。

同时巴别鸟企业版还能建立不同的成员“角色”,对不同角色的文件操作权限进行设置,确保了文件的安全性。

文件统一存放巴别鸟后的另一个好处是创作方案的过程版本(历史版本)、提案文件、定稿文件(包括AI、PSD源文件等)全部留在云端了,无论是分享给客户、还是内部存档都非常简单,并且不用再单独抽时间整理文件了(原先是项目结束后,将存在各项目组成员电脑上的文件进行统一整理,但是一忙起来经常忘记整理)。

现在巴别鸟有了同步端后,文件的同步共享就更方便了,连操作上传的环节都省了。电脑上的本地文件可以通过同步端无感知的上传到云端,电脑本地和云端的任何文件修改,同步端也都会保持同步更新,同时保存历史版本,可以随时追溯查看。

 

给客户提案、发文件和作品对外分享更方便

像我们这样的广告公司、设计公司在服务客户的过程中,会与客户频繁传送文件,需要经常给客户发送方案文件。

除了现场提案,大多是通过网络来传输方案文件给客户,原先的方法无非是通过QQ、邮件、微信来传送文件,但效率非常低,先是创作人员将方案文件传给品牌经理,然后品牌经理下载后看过没问题再将方案文件传给客户,如果客户方负责人不是老板,还要至少再传递一次(传给老板),这里光上传下载就至少重复三遍。

而现在使用巴别鸟后,只需要创作人员将方案文件上传(或同步)到巴别鸟一次,品牌经理就能同步看到,而且可以在线预览,也不用下载,没问题就直接将方案文件的分享链接发给客户(有问题可以直接批注回复意见)。这样就省去了中间环节各个负责人重复上传下载文件的时间(直接分享即可)。

而且由于云端存储,即使品牌经理不在公司电脑旁边,也能非常方便的通过手机端查看文件或将文件分享给客户。

 

构建了公司自己的专业资料库

作为一家品牌策略咨询与创意、设计公司,“专业”是弘睿的核心与根本。原来公司的文件资料没有统一存储管理,专业资料、案例作品等散落在各个电脑、硬盘上,人员流动、硬盘损坏,都会造成专业资料的流失。使用巴别鸟后,弘睿实现了公司所有文件资料的集中存储和统一管理,所有资料都会在巴别鸟上进行云端备份和分类归档。

同时基于巴别鸟强大的在线预览、共享标签、全文搜索、目录树等功能,弘睿建立了企业内部共享的“专业资料库”(文档、案例、图片、素材等),用于提高效率,避免各自为战。

弘睿专业资料库,主要是些创作过程中参考或直接调用的资料,主要是统一标准,提高效率,要不每个人每次做同类项目都得重复搜集资料。这里的关键是能否快速、方便的查找到所需资料并直接查看,所以对文件查询搜索、专业格式文件(AI、PSD)在线预览、大文件(100M+)在线预览,要求就非常高,要不一个文件找半天,找到后还无法在线预览,需要一个个下载后打开看,那效率就非常低了,而且影响思维的连续性 ,基本就没法用了。

基于这两点刚性需求,我们试用了几乎所有的企业网盘,只有巴别鸟比较符合预期。

在文件查找方面,巴别鸟可以通过文件目录、共享标签、全文搜索,来快速查找文件。

在文件预览方面,巴别鸟不仅可以在线预览AI、PSD格式文件,预览没有大小限制,而且在预览效果上拥有非常出色的体验。

美中不足的是巴别鸟现在的缩略图预览功能还需要加强,如果能自动调整预览缩略图大小、预览文档显示文件首页/封面,会更方便和高效。

【注:巴别鸟预览格式种类多,覆盖了日常办公所接触的Office、iWork、PDF等,也涵盖了一些专业文件格式,如.psd、.dwg、.ai、.indd等,甚至是3D文件格式如.dae、.obj格式。】

 

使用自己公司的LOGO和名字,专属感爆棚

巴别鸟企业公有云版,可以使用由企业名构成的独立登录域名,可以自定义企业Logo和名称,强化了企业的专属感,使其更像自己公司的企业文件管理平台,对内提升了企业形象和专业度。

如果在对外方面能增加企业品牌的展示,如:文件分享页面的页眉页脚Logo、文件分享链接名称后缀、企业专属登陆界面等,则更能强化企业品牌形象,提升企业的专业度与可信赖度,显得这家公司非常有实力。

经过一年多的使用,巴别鸟已经成为弘睿团队协作、文件共享和讨论沟通的核心。无论是在安全存储、快速同步、便捷共享、强大预览四大基础功能方面,还是在版本管理、批注意见、跨设备使用、权限设置、形象自定义、全文搜索、操作日志、一键交接等更高阶和差异化的功能方面,巴别鸟都做的非常出色。

 

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