企业文档管理其实分为两块,一块是企业流程制度上如何管理,一块是如何借助工具实现这些管理。在推行整个企业文档统一管理时,一定要根据企业实际情况制定文档管理的制度并找到适合执行这些管理方式的工具。

所以核心问题其实还是,如何制定一个适合你所在企业(行业 )的文档管理的规范及流程?

好在一般专业的企业文档管理产品都会有一些适用场景及解决方案,并提供相应的方案服务,如果没有文档管理经验也是可以咨询这些产品的售前,并在使用产品过程中优化流程,最终落地。当然,如果已经有明确的企业文档管理构想,也可以通过文档管理产品的配置来符合这个需求。

我认为一个好的企业文档管理系统要具备满足“企业文件统一管理”、“协同工作”、“数据安全”这三方面需求的能力才能满足企业文档管理的基本需求。

接下来以我们的产品巴别鸟企业网盘为例,说一下通常的企业文档管理方法及思路:

以部门(组织结构)的维度进行管理

这是不少企业常用的文档管理方式,通过导入组织结构,创建部门进行文档的管理。每个部门管理各自的文件,系统管理员制定好每个部门的安全密级、空间大小、审批规则….等部门基础配置,然后指定部门经理(部门管理人员),由部门管理人员分权进行部门的管理,父部门管理子部门。

同一个部门的成员都默认共享部门文件,可以直接查看权限范围内可查看的文件,并在部门内共同编辑、新建、上传、讨论文件。当然,部门经理也可以控制每个成员对文件的使用权限。

巴别鸟可以以组织结构的维度管理所有企业文件

以部门的维度进行管理比较适合层级较深同时组织结构复杂的大公司,每个部门都可以设立独立的部门管理员,同时层层分权,降低企业管理员的负担。同时部门内的管理员更熟悉部门的文件,能更好的了解文件的密级和成员所需权限。

一个企业成员可以加入各种不同的部门并在不同部门拥有不同的角色(权限)

企业管理员可以通过设定每个部门的安全策略来控制部门文件的安全性和传播性,譬如:销售部的文档可以外发,但研发部的文档不可以,以保证部门在使用文件时的数据安全。

以项目的维度进行管理

但往往不少企业会以项目组

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