档案管理是一个看似简单,其实要做好很复杂的一件事

不然,大学里就不会单独开设“图书管理”、“档案学

”专业了,并且还招收研究生。

企业档案文件管理方式主要看具体需求,一般主要需求有两种:

历史文档备档留存

企业知识库

沉积

同时负责企业档案管理的人员(部门)根据企业发展阶段也会分为两类:

各部门以部门为单位管理各自档案

统一交由行政部门管理(如图文信息中心)

无论采用何种方式,档案管理的第一步就是根据需求先制定档案管理规则(或者企业内文档管理规则)规则一般包括:

  1. 归档范围。就是什么类型的文档需要归档,什么类型的文件无需归档。这个不同的企业需求不同的。这里要区别清楚的是,归档不是备份,备份可以通过技术手段进行所有文档的完全备份的。归档是把文件根据需求进行结构化整理入库,便于未来的取用查询封存。
  2. 归档层次(密级)。根据文档的重要程度先分几个大类,如日常存档文件、重要项目、关键合同….设定不同的加密等级或查阅范围,档案保存时限(永久、10年、30年)。
  3. 档案分类。根据档案类型进行分类,譬如分为0-9 10类。分类维度可以根据企业需求及档案管理目的进行。譬如: 1类是施工图纸,2类是说明文件,3类是相关合同…..
  4. 编号规则。范围、层次、分类确定后可以根据需要制定一个编号规则,赋予归档文件

 

  • 统一的档案号。归档文件的文件名可以附上编号。好的编号看编号就基本能确定档案的类型范围分类和重要程度了。
  • 入档流程。就是具体操作时一个文件如何从普通文件变为入档文件

 

  1. 的流程。需不需要流转会签、如何怎么保证编号分配不重复文件不重复、给谁最终入档。这些都要明确并建立。

国家档案局

对企业档案管理范围、时限和分类其实有一个相关要求和国标,也可以参考。

严格说来,一个闭环的档案管理规范还需要包含档案的调取方式、授权方式、档案更改方式、档案销毁方式等诸多环节。都有相应的标准。不过前期规则只要做到这5项基本可以建立一个良好的归档流程了。

制定好规则后,下一步就是实际执行了,这是个困难且难以磨合的过程。个人认为其中最关键的是“建立索引文件

”。

其实在制定规则的时候就会发现,文档管理的维度是多维的,多个维度对应的文档往往是同一个,而我们日常的文档分类都是一个树状结构单一路径,如何和多维的分类统一呢?在不同分类创建多个副本并不是个好办法,会让文件版本混乱难以维护。

如果不借助系统,唯一的办法就是创建一个索引表格

了,表格里记录文档的分类信息,编号和对应的最终路径,查找档案时先在索引里查找,然后根据表格记录的路径找到档案。

类似于图书管理,查到相应的书本通过编号找到书架位置。

但如果是多人管理大量档案,这样的操作方式不仅浪费人力,容易出错,并且是非常低效费钱的。并且即使有错误也不能马上发现,当发现错误时可能就要极大的成本修正了。

所以,现代企业档案文件归类管理必须借助系统

譬如我们的产品:巴别鸟企业网盘,专门为企业文档统一管理深度定制。

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  • 标签和全文搜索
  • 保证多维度查询文件

更重要的是,巴别鸟自带归档及档案管理模块,支持借阅制

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