协同办公软件更多需求集中在文件的内容协作及管理上，这样的产品使用逻辑其实应该更接近于企业网盘。但题主试用的产品要么是协同office类工具（只擅长office文件的编辑和协作），要么是单纯的任务管理工具（只擅长任务分配），这些工具都各有所长，但在题主的场景下的确会引发混乱不好用的问题。我认为问题的根源是，这些产品都专注于解决某一部分问题，而在其他方面又比较弱，多个工具一起用入口
分散无法统一。如果有一个工具能把工作所需的所有文件按组织结构统一管理，并且就一个入口和统一的操作体验，office文件直接可以创建及在线编辑协作，同时又能和同事共同分享文件，并且具有沟通及任务分配特点，要分派工作只要@一下就可以，而同事刚做的脑图你也可以在你的设备上直接打开查看，一起讨论下。基本这个工具就是题主想要的工具了。
巴别鸟可以做到这些，创业8年来，我们一直立足于文档内容的协作上，而且不仅仅是office文件，在巴别鸟中，你可以打开设计图、甚至cad图纸和设计师一起建立批注讨论图稿的细节。可以使用绘制和语音进行辅助讨论，可以指定重要工作文件的查看者….基本上巴别鸟是一个以文件为核心，组织架构为骨架的协同工作平台
。
接下来，我按题主的列出的需求，一一说明在巴别鸟上如何解决这些问题。
文档：
在线编辑：巴别鸟有两种编辑模式，一种是使用客户端调取本地应用编辑线上的文件（只要本地应用支持，可以编辑任何类型文件）。另一种是在线编辑office文件（可选模块），在线编辑支持多人协同编辑，和石墨类似，对office文件的兼容性比石墨更好些。
评论和@：这是巴别鸟强大的地方，巴别鸟可以在文件或者是文件夹上直接进行评论、同时也可以在文件内容里建立批注进行多人讨论。所有可以评论及讨论的地方都支持@
多人同时编辑：巴别鸟支持多人同时编辑office文档（需要选购在线编辑模块），Excel、word、ppt 都可以多人同时编辑，并且，编辑完可以保存为格式正确的office文件（这点石墨做不到）。详细的介绍可以看上面在线编辑介绍，用的是同一个模块。
：巴别鸟是企业网盘，所以云存储是它天生的。不仅如此，巴别鸟支持公有云同时也可以私有化，并且巴别鸟文件是分块加密存储，同时支持同步、断点续传、秒传、去重存储…巴别鸟提供了丰富的API接口，也可以作为企业的存储中台对接如OA、CRM等其他系统为它们提供存储服务。
iOS、安卓、网页、mac、win：当然，巴别鸟是跨平台的，在iOS、安卓、win、mac上都有独立的客户端APP，同时支持网页和wap访问。同时，巴别鸟还有为iPad专门定制的专用APP
隐私、权限、安全：这几项是巴别鸟的重要特性，巴别鸟支持从 人的权限、部门的权限、文件的权限、项目的权限、分享的权限 多个纬度来设定权限，支持分级权限管理。同时巴别鸟极端注重隐私和安全，严格区分个人文件及企业文件，同时拥有大量安全设置。
工作文件管理：
证书：可试用巴别鸟档案管理模块来管理证书，需要调用的申请借阅，可以申请仅查阅及复制权限。所有调都有记录。
支付相关、证明….：可利用不同部门来管理各部门权限范围内的文件，分享给其他部门进行调用，所有使用有据可查。
截图，照片：可使用巴别鸟瀑布流模式查看，并可增加共享标签，提供更精确的搜索
视频音频：支持 mp4在线播放（公有云会有视频限流措施），也支持mp3\wav音频文件的在线播放。
项目管理类的需求推荐 teambition，并且，巴别鸟支持和项目管理类OA类的产品直接对接，也支持对接teambition，并拥有大量实施案例。