有什么适合公司的文件共享软件?

当然是巴别鸟企业网盘,我们耗费近十年研发的自主产品。

巴别鸟从立项开始就是朝着文档多人共享的角度去设计的,支持公有云直接注册账号使用,也支持私有化部署。

一个产品的体验感和产品的定位很有关系,巴别鸟企业网盘定位于中大型企业的使用场景,所以可以说巴别鸟在大量文件需要管理及组织结构复杂的企业中使用的体验感是相当优秀鲜有对手的。

登录我们官网,注册企业公有云版本就可以免费试用。

巴别鸟企业网盘主要解决 企业文件统一管理、协同工作、企业数据安全三大问题,除了传统网盘都支持的分享、邀请等基础功能外,巴别鸟还有大量的功能及设定帮助用户特别是大批量的用户在共享文件时更加方便,更加安全。

就拿我们的产品巴别鸟为例,支持6种不同形式的公司内部资料共享。可以说巴别鸟是分享功能最全面的企业网盘。支持公有云直接注册使用(SAAS模式),同时也支持私有化部署。

以部门为单位进行资料共享

很多公司都是以一个个部门作为管理维度,所以巴别鸟默认支持以部门为单位进行文件共享。巴别鸟可以新建和导入部门,每个部门成员都默认可以访问部门的文件,通过成员角色控制权限。这样的好处是简单可控,只要把成员加入部门赋予他相应的角色即可。当然,也支持子部门分级管理,每个部门都可以设定自己的安全策略。

                                                                  巴别鸟部门文件

如图:我有权限访问的部门是销售部、研发部、设计部。所以我在企业文件下面,就能访问如下几个部门。

为了管理到部门的每个文件访问权限,部门经理还可以分别设定每个文件的访问权限。

                                        巴别鸟分别设置每个部门文件访问权限

当然,部门里的文件也支持跨部门分享,只要有分享权限,也可以对外分享。

以项目组为单位进行资料共享

很多时候,我们会以一个个项目组来共享文件,各个部门成员和甲方乙方在一个项目组中共享资料,协同工作。针对这个需求,巴别鸟企业网盘也支持以项目的形式进行管理。

创建一个项目就可以

点击新建,创建项目,邀请需要加入项目的成员,并且赋予他们各自在项目中的权限就可以。

项目是项目负责人负责制,由项目负责人管理。

                                                           在巴别鸟中创建项目

当然,项目负责人可以随时管理项目。

                                                                   项目管理界面

针对工程行业、建筑行业等需要严格按文控流程管理图纸收发的需求,巴别鸟也支持文控项目管理(可选模块)

                                                 巴别鸟文控项目管理模块流程

                                                    巴别鸟文控项目界面

以个人文件夹的方式进行资料共享

巴别鸟企业网盘也有只有自己能访问的个人空间

个人空间的文件也可以使用分享的形式进行资料共享。

并且有邀请和链接分享两种形式

邀请分享需要加入分享者验证身份,并且可以独立控制每个访问者的访问权限和截止日期

                                                     个人空间文件邀请分享

链接分享就类似于百度网盘的分享,当然,可以设定的权限更细更多。并且支持匿名用户访问

                                                      个人空间文件匿名分享

只分享文件的当前版本

传统的分享和文件共享,文件内容更新了,所有的参与者文件也都自动更新。但有些场合,用户需要加入分享的人只能看到分享给他的时候的版本。巴别鸟企业网盘为此推出了“快照分享“功能。

使用依然很简单,文件(文件夹)上右键,选择“快照分享”

                                                                    巴别鸟快照分享

整个企业共用的文件夹分享

软件安装包、公司公告、各种规章…..很多企业还需要一个整个企业可见的分享,类似公告栏的分享。针对该需求巴别鸟也提供了“企业公共文件夹“来实现简单的企业全员共享。

每个正式的企业成员(除了限制人员)都可以访问这个文件夹

                                                         巴别鸟企业发布文件夹

以档案管理的方式进行资料共享

巴别鸟企业网盘支持建立档案库(知识库),可以以借阅的方式共享文件。

                                                       点击档案库按钮就可以访问

档案库采用借阅制,借阅者提交借阅申请被批准后就能借阅文件,根据借阅权限在线查阅或下载。

同时,巴别鸟还拥有便于企业使用的各类功能,简单介绍下:

团队、部门、项目

除了传统的邀请和分享,巴别鸟可以以团队、部门、项目的方式组建临时或长期的文件共享单位。可以通过导入组织结构或对接钉钉、企业微信的形式快速初始化。部门用于长期固定的组织结构内的文件共享备份及统一管理,通过角色调配权限。而项目可用于临时或中长期的创立项目组内的文件分享及和外界团队(如甲方)的文件共享及协作。

                                                 在巴别鸟中查看自己所属的部门和项目

创立成功后,同一个组织内的成员可以按权限访问组织的文件、了解文件的迭代过程、编辑或更新文件、组织内交流、共享工作成果。

IM和批注体系

不同于线下工作,远程或异地办公需要大量沟通交流,能围绕工作内容的沟通交流可以降低大量的沟通成本。巴别鸟独创的协同批注体系可以在图片、设计稿、文档甚至3D模型上建立批注讨论区,多人讨论文档的内容,快速定位及指出问题。

同时支持群聊、文件评论、@ 等多种方法达到在平台上的快捷有效沟通。

                                                           巴别鸟在三维空间批注

同步——以多人协作为基础的同步

让所有同事及多个设备的本地工作文件夹内容都一致,并且随时保持更新。

不同于其他同步网盘,巴别鸟设计同步是以多人协作为基础的,多个人同时同步一个文件夹,和单用户同步有本质区别,只有原生为多人同步设计的同步端才可以用在协作上。有普通同步相比哪些区别呢?

  • 基于权限的管理。没有下载权限的文件不能同步、没有上传权限的文件就是本地更新了也不能影响云端….不同成员的权限不同,同步时也需要考虑到,这样才具有安全性。
  • 锁定机制。多个成员同时编辑同步文件夹下的同一个文件,到底谁编辑的算数?所以,同步文件夹的文件被编辑时需要锁定正在编辑的文件。这样其他成员同步文件夹中的该文件就不可编辑了,可以放心使用不担心各自同步文件夹中的内容混乱。
  • 冲突处理。网络不畅、修改时没有启动客户端
  • ….因为种种原因文件冲突了怎么办?不用担心,巴别鸟会自动保存文件的所有版本让你对比处理。同时会有冲突提示让你选择当前版本。
  • 同步方式选择。不希望本地计算机的改动影响云端内容,但又希望看到最新的文件更新?需要自动下载最新的文件?或者云端的文件更新不要影响到本地,本地的更新却可以自动同步到云端?这就需要支持不仅双向也可以单向的同步方式。

                                                             右键快速建立同步

                                                                           同步选项

收件箱——便捷收集文件

收集标书、征集比赛文件、学生交作业。巴别鸟可以创建特殊的收件箱以快速收集文件。收件箱支持匿名收集文件。

                                                             可建立两种收件箱

最妙的是,巴别鸟收件箱中的文件可以统一管理,投件人看不见其他投件人投递的文件仅可以看到自己的。到截止日期自动关闭。

巴别鸟收件箱还支持自定义表单,你可以要求投件人填写表单后再进行投件。

                                                可以自定义用户投件时填写的表单

编辑在线文件

在线编辑只能编辑office文件,但协同工作时有大量的其他格式文件需要处理。所以调用本地应用编辑在线的文件是一个相当方便的操作。编辑时自动锁定文件防止别人编辑造成冲突,编辑完成后自动解锁。这样,不管是专业的PSD、AI还是日常的office都可以用这个方法进行编辑。

在线协同编辑

当然,巴别鸟也支持在线协同编辑office文件,你可以和多人协同编辑一个excel、word、或PPT。可以实时看到对方的编辑。并可以在编辑的时候讨论文档内容。

最关键的是,巴别鸟可以很好的还原office文档的版式,可以直接打开office格式的文件在线编辑。就是在线编辑后保存的word文件版式也不会乱掉,这是很多在线编辑系统没办法做到的。

                                                                  巴别鸟在线编辑

这里只是巴别鸟的部分功能,可以说巴别鸟是一个宝藏网盘,随着使用,你会发掘出更多让你惊叹、赞不绝口的功能及细节。巴别鸟支持SAAS模式直接注册使用,也支持私有化部署哦。

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