教育行业是较早使用网盘解决文件存储、共享、知识库、档案库的行业,其中以高校和培训机构对企业网盘的需求最大。高校对企业网盘的需求集中在于文件材料的众多、无纸化办公需要、及学生存储个人文件(高校云)的需要。培训机构因跨地域分支机构众多、更强调效率,对企业网盘的需求集中在集中管理、 快速分发、高效协同、数据安全上。

 

在服务众多教育行业的客户中,巴别鸟针对教育行业的需求推出了一系列的解决方案,也越来越成熟。

 

教育行业对企业网盘的具体需求一般是一下几点“

 

  1. 支持私有化

大多数学校一般都有自己的IT系统和机房设施完善,所以私有化的性价比最高。巴别鸟系统从底层管理到上层应用都是自主开发的,可以很好的支持多种方式的私有化部署。譬如:

  • 学校学生众多,如果都使用企业网盘并发量会很大(特别是刚开学及毕业季)。为了应对高并发,巴别鸟支持服务器集群部署,可较低成本提高系统性能。同时服务器集群可扩展性强,通过增减服务器数量可以弹性调配运算资源。做到资源高效利用。
  • 学校要存储 课件、档案、实验数据、课题成果、论文…等众多不同类型的材料,数据量巨大。巴别鸟支持分布式存储,能安全高效应对海量数据。
  • 一些学校需要从教育网到公网的跨网高速传输,保证在公网高速访问文档资料。巴别鸟也支持混合云部署方案。
  • 学校科研成果及知识产权的保护也需要安全的存储机制。巴别鸟使用分块存储技术把文件分块乱序放入不同的服务器/磁盘中,分块存储,加密传输,安全性极高。
  • 学校容易产生大量重复文件(材料多次引用)。巴别鸟通过文件指纹技术(哈希码验证)保证每个相同文件物理上只保存一个副本,配合巴别鸟增量存储技术(一个文件的多个版本只保存修改部分的数据)可大幅节约存储空间。

 

而培训机构一般全国各地都有分部,轻资产运作,所以会倾向使用公有云服务。巴别鸟运营公有云业务已经超过5年,有个人免费网盘业务,拥有100万注册用户,系统稳定性和健壮度久经考验。同时巴别鸟的公有云服务跑在阿里云上,稳定性及安全性极高。能满足培训机构多地区多用户并发访问。阿里云的弹性运算服务也可以保证巴别鸟系统在高并发情况下的稳定。

 

  1. 校园云的建设

不少高校推出了校园云服务,把学校各种资源整合到云端,增加数字化教育及无纸化办公的软实力。而作为校园云的重要组成部分,企业网盘不仅需要负责教职员工及学生的文件管理,存储。还需要无缝对接入校园云系统中成为系统服务的一部分。这里面有很多细节工作,譬如:

  1. 学校需要一个统一自主的校园云系统。巴别鸟支持白牌置入校园云提供服务。去除品牌印记和校园云融合成一个整体。
  2. 校园云需要一个账号整合所有服务,打通数据,简化管理难度。巴别鸟可以和教务系统整合。 让教务系统和巴别鸟数据互通,单点登录。以实现一个账号就能使用学校所有系统。同时巴别鸟能作为校园云的基础存储模块,存储所有文件类数据。
  3. 历史账号及历史文件不占用授权。 学校的特殊性在于学生流动性很大,随着入学、毕业每年都有大量账号创建及停用。如果能保留所有已毕业学生在大学时期的账号及数据,未来也是一种资源。巴别鸟支持按活跃用户数计算授权,学生毕业后如果不活跃使用并不占用用户数授权,让学校没有压力的保留学生历史账号及数据。
  4. 赋予校园云实际帮助到师生的价值和意义。如果能做到每个师生都有自己的存储空间,每个班级,系别都有自己的共享空间,不仅能大幅提高师生间学习沟通的效率,节约课件打印成本,配合巴别鸟协同批注、讨论、编辑等功能更能建立一种知识快速共享学习的体系和方法。同时提高学生使用新一代协作工具的能力提高竞争性。 巴别鸟也支持统一或分别管理每一个用户、每个班级、每个系别的存储空间使用情况及空间分配策略。

 

  1. 院系分级独立管理

高校一般由多个院系组成,每个院系相对独立。如果由IT部门统一管理,系统管理员的工作量会很大,同时做不到精细化管理。同时考虑到各系的自主性,所以大多数高校需要各个系独立管理自己的系统。巴别鸟支持把需要的管理权限下放至各个院系。由各个院系独立管理自己院系内部的空间分配、使用情况、人员权限。同时,各院系的数据又可在需要的时候统一管理,互相共享。

不同于大多数企业网盘,巴别鸟提供了精细全面的角色管理功能,通过成员按系别分配角色的方法,可以简单快速统一修改一类成员的权限。同时巴别鸟通过“增设权限”功能也支持精细化的控制某个人的权限。大大提高了大用户量管理的便捷性。

 

  1. 教师课件管理

学校采购企业网盘还有一个主要动力就是让教师的课件能统一管理,专用的课件管理系统功能比较单一,同时缺乏协作性,并不精细,高效。为了让课件管理更方便,巴别鸟针对课件管理需求推出以下几项功能:

  • 让教师不改变现有习惯更方便使用(这样容易落地)。 巴别鸟支持同步,教师可以把自己的课件文件夹同步到自己电脑,像普通文件夹一样使用。只要修改文件夹中的课件就可以自动同步到云端。同时,巴别鸟也支持直接修改线上文件,教师也可以使用巴别鸟客户端直接编辑云端的课件文件,编辑好的自动上传至云端,任何使用可以使用。现在还支持在安卓手机上用第三方应用编辑并自动上传更新。这意味着,教师可以用移动设备快速修改课件中的问题。
  • 直接开启课件预览。无论是管理,讨论,我们都需要开启这个文件。巴别鸟支持直接打开近200种格式的文件类型。不需要安装任何其他应用程序。课件常用的PDF、office文件、latex、wps格式都能支持,还能支持 dicom、dwg、ai、psd等专业格式,也支持直接开启3D模型在3D空间内批注讨论。
  • 随时调用。不管是在课堂上,还是办公室还是家里,随时查看调用所需资料及历史课件。 巴别鸟支持全文搜索及标签搜索(搜索每用户权限范围内可查看的所有文件),支持直接预览及开启课件,也支持用第三方应用(软件)直接开启云端课件。这意味着,教师不管是编写课件时,还是在课堂上,都可以快速获取相关知识和历史文档。
  • 课件随着教学推进不断修改,过往的版本要保存。 使用巴别鸟后,课件文件再也不需要用日期编号了,课件每次修改的版本都会自动保存,并统一在一个课件文件下,可以统一版本管理,还支持查看和对照每个版本。
  • 课件审批。有的学校或系别需要通过教研组评审课件,通过评审的课件才能用于课堂教学。巴别鸟支持课件评审,并可以预置多种评审流程。如果课件需要评审,教师完成课件后可以一键开启评审流程,评审者能实时接到评审通知,然后在任何设备上直接开启课件进行评审,并可以直接在课件具体内容上点击批注和教师讨论修改意见。通过评审后,评审记录可以统一查询并导出,同时通过的课件也会进入到“定稿”状态。
  • 课件统一管理。 教研组往往也需要把该系别所有教师课件统一管理,归档。巴别鸟支持多种管理方式的自定义搭建。可以所有教师在统一空间存放课件,并统一共享调用。也可以教师的课件互不可见,只有教研组能调阅。当人也支持课件都存放在教师的空间中,以快捷方式在教研组统一留档。 同时,巴别鸟内置一个档案管理系统,可以把历史课件或优秀课件统一归入档案库,档案管理员管理,以类似电子图书馆的借阅体系取用。
  • 课件的引用,很多时候,不同教师或同一教师在不同课程中都需要引用同一个课件,如果用复制的方式会出现一个问题,如果这个课件内容更新了其他复制的课件是不能更新的。针对这一点,巴别鸟推出了“快捷方式”功能,需要引用课件的其他文件夹可以建立该课件的快捷方式。只要源文件更新了,所有的快捷方式也同步更新。

 

  1. 学生管理及获取资料

如何帮助学生提高学习效率和学习及研发成绩也是很多高校关注的问题。企业网盘可以把整个校园的文档材料统一管理及共享协作,对学生也有很大帮助。学生角度的需求一般有:

  • 课件及相关材料快速获取。 上课时教师不用打印课件可以快速把讲课内容发送给学生。 结合课件管理,使用巴别鸟教师可以以多种形式把课件快速发送给需要的学生。为配合这个需求,巴别鸟支持创建群组或项目,也可以直接分享某个特定文件夹。学生可以使用pc或移动设备直接开启课件或附件中的文件。教师备课时也可以放入更多课件外的文件和信息(譬如:一段介绍视频,说明问题的高清图片)。学生也可以在自己的巴别鸟中统一管理整个学习生涯中学习资料。结合使用第三方软件打开文件的功能,学生也可以调取笔记软件直接在自己的课件副本上记笔记并保存至自己的空间。
  • 学生笔记共享。 我们读书时经常借笔记,有时候还去复印笔记。使用巴别鸟就可以更方便的保存和共享笔记。 只要权限允许,学生可以开启自己的课件文件分享给大家,并在上面记录笔记。结合巴别鸟的批注功能,甚至可以多人同时批注笔记,讨论知识点。使用APP还可以直接拍照保存至共享空间,大家共享课堂信息。
  • 交作业和收作业。如果用邮箱进行邮件收发,学生文件分散,版本混乱,浪费教师大量时间。巴别鸟针对高效收作业和批改作业的需求特别推出了“收件箱”功能。教师可以建立一个收作业项目,然后指定收作业对象(群组或班级),输入作业要求,设定截止时间。学生能在巴别鸟里收到通知,把作业文档放入该收件文件夹。在截止日期前任意上传新版本和在线更改。同时,学生作为交作业人看不见文件夹中其他学生上传的文件,而教师作为收件人能看到所有学生提交的作业,并可以了解什么人交了什么人还没有交。教师也可以使用巴别鸟批改作业,在文件内容有问题的地方建立批注。根据作业性质不同,也可以选择使用审核功能,表示作业是否通过。
  • 学生建立班级讨论组或项目讨论组。 使用巴别鸟后,如果给与相关权限,同学间也可以自行创建讨论及共享群组。大家可以就一个活动共享资料并在讨论区讨论。
  • 培养学生协同工作意识。 未来的工作环境越来越强调协同性。巴别鸟企业网盘拥有大量协同工作的使用方式。学生拥有自己的账号和存储空间后可以自由建立协作群组,培养协同意识。最重要的是,这些都可以在系别管理员,超级管理员精细化管理和控制下。

 

  1. 论文管理

不少高校上校园云还有一个重要的需求,就是论文的整个流程管理。论文管理系统不同系别的要求也都不完全一致。往往都需要定制开发,成本较大。巴别鸟在满足基本论文管理的需求上也帮一些高校在巴别鸟系统的基础上定制开发了论文管理模块。相对全新定制开发一个论文管理系统,可以节约大量成本。

论文管理的一般需求如下:

  • 论文开题报告的传达,已读确认。巴别鸟收件箱支持开启(可选)附件功能,并对附件已读情况进行统计。
  • 论文截止期,答辩期告知。巴别鸟通知系统可以以系统公告,消息推送,手机短信的形式告知学生。
  • 论文提交,教师初审,版本管理。 巴别鸟收件箱支持这一系列的管理。教师也可以新建多个收件箱,统一管理不同组的论文。
  • 论文答辩。 针对这个要求,巴别鸟推出文件内容批注,审核批注,手机端语音批注,审核定稿等功能。同时支持多级审核及多次答辩。
  • 邀请校外专家答辩。巴别鸟支持邀请外部用户,及外部用户身份认证及管理。外部用户使用被邀请的手机号登录系统即可看到邀请他查看的文件。
  • 论文自动查重。针对这个要求,巴别鸟提供了连接知网查重功能的api(需要学校购买及定制该模块)。可以对以文本为主的论文内容进行查重,并精确到段落。
  • 论文格式管理。使用巴别鸟在线编辑器(选购)及论文格式管理模块(选购)可以设定论文标准格式。免去学生和教师检查论文排版的大量无效工作,专注于论文内容。并可把论文导出为PDF进行归档保存。
  • 论文归档。结合巴别鸟档案管理模块。完成的论文可以统一归档,查询并借阅。

 

  1. 历史资料管理

学校有大量历史资料。在发展过程中,历史资料的保存往往分散混乱,需要使用时需要耗费大量人力和物力。越来越多的学校使用企业网盘来管理历史资料。但要做到以下几点的企业网盘才能更好满足学校需求:

  • 档案管理模块。常用材料和归档材料的管理和管理者是截然不同的,如果没有档案管理模块,也很难解决资料管理混乱的问题。巴别鸟有独立的档案管理模块,可以设定专门的档案管理人员,按档案管理的需求管理和整理归档文件。并且以借阅的形式管理取用,支持只读借阅的方式。
  • 大量资料的统一扫描及上传应对。针对这个需求,巴别鸟推出了映射盘(云桥)。大量资料迁移及纸质资料扫描存档时需要一个高效的上传机制。同步或映射盘可以解决资料快速上传问题。但如果资料量比较大,只有映射盘一种解决方案。映射盘可以把企业网盘的文件结构映射到本地设备,不占用本地的存储空间。如果通过设备扫描大量文件使可以设定存储路径是映射盘的某个文件夹。这样的好处是扫描的资料自动上传至企业网盘但是已上传资料并不占用本地存储空间。其他网盘往往采用同步的方式解决大规模上传的问题,但同步来做上传有一个明显的问题,同步需要本地文件夹和目标文件夹内容一致,意味着会下载目标文件夹内容到本地,如果目标文件夹占用的空间大于本地存储空间,同步功能就不可用。同时下载也会浪费大量流量和存储空间。

 

  1. 分支机构信息同步

针对于培训机构,需要解决的问题是散落在全国各地的各个分支机构的信息如何和总部保持同步。巴别鸟可以统一管理文件,并可分部门管理。可以把每个分支机构当做一个部门。分支机构的教师为部门成员。并且巴别鸟有移动端,网页端,及windows、mac客户端,方便用户在任何场合使用。只要使用巴别鸟信息就能共享及同步。培训机构可以使用巴别鸟公有云版本,以保证在各个地区的访问顺畅。同时我们也支持混合云及私有云VPN跨地区访问。

  1. 其他系统文件统一存储管理

在我们经历的很多案列中,很多学校及机构都需要把以往散落在OA、业务系统、邮件系统、教务系统、专利管理系统的文件统一存储。这样可以最大程度节约资源并利用到巴别鸟的强大管理及预览能力。为此巴别鸟也提供了多种解决方案:

  • 我们提供了API,支持其他系统使用巴别鸟作为文件存储空间。其他系统存入巴别鸟的文件也可以在巴别鸟上统一管理。
  • 我们也支持对接其他系统的存储(不推荐),使用其他系统的存储结构进行文件存储。
  • 我们提供了数据迁移服务。可以把其他系统的旧数据统一迁移到巴别鸟,新数据通过api对接的方式传入巴别鸟。

 

  1. 其他细节功能点

针对教育行业的使用,我们还有很多散落在各处的细节功能来契合行业需求。针对大文件的修改及上传我们推出了增量上传功能,只上传文件的修改部分,降低网络负担及等待时间。针对学生使用情况我们推出了数据统计及文件日志。我们也有统一管理整个企业网盘使用情况的系统日志及统计功能。我们还支持分享请求,邀请请求等更细的文件分享策略。我们也有安全策略功能来保证学校对文件安全性的管控。

欢迎访问我们的官网来免费试用巴别鸟,也可以联系我们咨询我们在教育解决方案上面的更多细节。或者其他行业的解决方案。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注