用专业的企业网盘进行管理比较好,优秀的企业网盘在企业文档管理方面比大多数企业文档管理软件都强大。

譬如巴别鸟企业网盘,从知识库管理、归档文件管理、企业文件统一管理、协同工作、企业文件安全方面全方位为企业提供文档管理服务。甚至支持定制工作流(可选)

下面是巴别鸟企业文档管理中的一些特性介绍,企业文档管理的核心诉求还是文件有序不混乱,权限可控,安全可控。主要从这几个角度介绍下巴别鸟企业网盘:

从结构上解决企业文件混乱问题
巴别鸟从底层结构、账号体系、文件归属、权限控制、分类…等方面从产品立项之初就是针对大企业多用户的使用环境设计,从结构上就解决了企业文档分散的问题。解决方式如下:
企业文件统一管理
先解决内部文件分散在多个设备的问题。
巴别鸟能统一管理整个企业各个阶段的所有文件,用户使用同步功能就能把现在分散在各个设备、服务器的文件同步到云端,新增的文件也能自动同步到云端统一管理。配合API接口也可以把散落在OA、ERP、CRM….等系统上的文件存储到巴别鸟上统一管理。

每个用户都有独立的账号和权限
然后所有使用者及行为可以统一管理
巴别鸟企业版的所有用户账号都是在企业管理后台统一分配,也支持连接企业微信、钉钉、飞书、AD域、OA的账号体系。这样能清楚的知道文件生命周期中所有参与者,并分配权限,对人和文件都实现有效管理。

巴别鸟成员管理界面

个人文件和企业文件分开
接下来防止个人私人文件参考资料和企业工作文件混在一起难以管理
巴别鸟文件分为两大类,个人文件及企业文件,个人文件就像百度网盘一样由个人进行管理分享,企业文件由企业或部门管理员统一管理,部门内只要有权限的人都能访问。

巴别鸟分为个人文件及企业文件

以部门为单位管理文档
只有部门的人才了解部门文件的具体用途
巴别鸟企业文件的管理是以部门为单位,每个部门经理都能独立管理自己部门的所有文件(分层管理)。这样不仅可以降低管理员负担,更重要的是,只有部门经理才知道部门里文件的权限分配。层层管理的架构可以化整为零更好的管理企业文件杜绝混乱,同时又可以在需要的时候统一管理整个企业的文件。
项目文档项目管理但归属于部门
临时的项目也纳入有序的管理
很多企业是以项目制运作的,每个项目的文件都在项目组成员或项目负责人手上,造成文件管理混乱及文件缺失。巴别鸟企业网盘引入了项目文件夹概念,项目隶属于部门,也可以随项目阶段的发展转交给不同负责人和不同部门,项目可以邀请外部成员参与协作也可以邀请其他部门成员。项目既保证了文件的统一管理,同时又具备了需要的灵活性。

巴别鸟项目管理界面

档案库管理历史文档
工作用当前的文档,历史文件分开管理
企业中往往有大量结束项目的文档,都放在一起会造成文件越来越多,管理和交接的难度越来越大。所以归档和档案的管理很重要。巴别鸟自带档案库,还有相应的档案管理员角色。历史文档可以像图书馆一样入库管理再借阅。

巴别鸟档案库

哈希及秒传
就是重复上传很多遍,也没有存储空间损失
企业往往存在大量重复文件,一个邮件发给10个人就有10个重复文件了。巴别鸟通过哈嘻码控制,每个内容一样的文件物理上只存储一份。这样不仅能节约大量存储空间,还可以实现秒传(就是云端已有的文件,检测完哈嘻码后就瞬间完成上传,无论文件有多大)
从功能上解决企业文件混乱问题
很多细节功能也能让文件管理更有序,杜绝杂乱。
精细化的权限管理
不是每个人都有权力弄乱文件的
什么文件夹什么文件可以编辑、什么文件夹可以上传、什么文件夹可以移动排序,能看到什么文件件,同一个文件夹里能操作自己的文件但不能操作别人的文件。这些都可以通过精确并可管理的权限控制实现。能保证企业成员在正常使用文件的同时不去搞乱文件。

巴别鸟拥有强大精细化的权限管理体系

文件列表导出
审计,让一切可控
巴别鸟支持导出任意部门任意文件夹的文件列表为excel,方便审计部门统一审计。

文件版本控制
版本混乱这才是真混乱
巴别鸟里一个文件的多次更改都会保存为一个文件的多个版本,而不会在文件夹上产生一堆不同版本的文件。这个特性很重要,这样大家工作都会在同一个版本上,而不会产生大量版本造成分支混乱。这就是版本管理的中哟之处。

巴别鸟能自动保存文件每个更新的版本

标签、快捷方式分类
多维度查找文件,杜绝杂乱
分类文件时,我们常常遇到这样的窘境,一个文件即属于2022年的合同附件,同时又是xxx项目的项目文件,甚至是一个通过会签的文件。用传统树形文件夹分类时,只能放在一个文件夹里,所以相当于只有一个维度查找。或者多复制几份?那么改了其中一份是不是会造成存在多个同名内容不同的文件?或是每份都要去修改?
巴别鸟提供了共享标签功能,有权限的人都可以给文件打标签,然后大家都可以用这个标签查询,甚至,巴别鸟支持只能选择企业预置标签以防止大量重复含义标签。配合另一项功能“快捷方式”就可以完美的解决文件难以分类问题。
就像上面的文件,我们可以查找 2022标签、或者XXX项目标签、或者通过会签标签等维度,快速分类和找到需要分类的文件。

巴别鸟标签查询

强大的搜索
再乱的文件,都能搜索到
搜索作为文件管理的终极武器,一定要很强大。巴别鸟支持全文搜索,能搜索office、pdf、txt、甚至代码文件里的文本字符。同时,不同于大多数网盘,巴别鸟的搜索是做严格权限判断的,换句话说就是,巴别鸟只搜索用户有权查看的文件。如果没有查看权限的文件,搜索结果里连名字也不会出现。在安全方面这很重要。(大多数企业网盘是点击搜索结果再做权限判断,禁止打开无权限文件,但这样文件名和全文展示内容等于泄漏了)。搜索结果还能再次删选哦。

巴别鸟全文搜索

动态、通知,让过程一目了然
心中有数,就不会乱
和用户相关的文件操作,都会在动态中展示。上传新版本、@、提醒关注….等重要消息都会通过邮件或手机通知。让你了解各文件的进度。

巴别鸟动态页面

善用巴别鸟的这些特性,企业文件管理会有序高效,并且提高效率降低犯错,并节约不少时间和人力。现在就登录官网试用看看巴别鸟吧!企业建议注册企业公有云版本。
希望这个回答能帮助到你

如果担心数据安全?你可以看这篇文章。

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