中小企业寻找文档管理系统,有没有推荐?

巴别鸟企业网盘比较符合你的要求。

题主的需求提炼一下就是:

1.企业文档可以统一管理,按权限管理不同成员的使用。

2.支持多人在线编辑,协同编辑。

3.强大的数据安全保障。

这其实就是巴别鸟企业网盘的三大核心功能,文件统一管理、协同协作、数据安全。

分别讲下巴别鸟在这三方面的强大之处。你也可以访问我们官网注册企业公有云版本直接使用。巴别鸟支持公有云直接注册使用,也支持私有化部署。

文档统一管理

先解决内部文件分散在多个设备的问题。

巴别鸟能统一管理整个企业各个阶段的所有文件,用户使用同步功能就能把现在分散在各个设备、服务器的文件同步到云端,新增的文件也能自动同步到云端统一管理。配合API接口也可以把散落在OA、ERP、CRM….等系统上的文件存储到巴别鸟上统一管理。

                                                             巴别鸟可以设定同步方式

每个用户都有独立的账号和权限、所有使用者及行为可以统一管理

巴别鸟企业版的所有用户账号都是在企业管理后台统一分配,也支持连接企业微信、钉钉、飞书、AD域、OA的账号体系。这样能清楚的知道文件生命周期中所有参与者,并分配权限,对人和文件都实现有效管理。

                                                                         巴别鸟成员管理界面

个人文件和企业文件分开,防止个人私人文件参考资料和企业工作文件混在一起难以管理

巴别鸟文件分为两大类,个人文件及企业文件,个人文件就像百度网盘一样由个人进行管理分享,企业文件由企业或部门管理员统一管理,部门内只要有权限的人都能访问。

                                                             巴别鸟分为个人文件及企业文件

以部门为单位管理文档,只有部门的人才了解部门文件的具体用途

巴别鸟企业文件的管理是以部门为单位,每个部门经理都能独立管理自己部门的所有文件(分层管理)。这样不仅可以降低管理员负担,更重要的是,只有部门经理才知道部门里文件的权限分配。层层管理的架构可以化整为零更好的管理企业文件杜绝混乱,同时又可以在需要的时候统一管理整个企业的文件。

项目文档项目管理但归属于部门、临时的项目也纳入有序的管理

很多企业是以项目制运作的,每个项目的文件都在项目组成员或项目负责人手上,造成文件管理混乱及文件缺失。巴别鸟企业网盘引入了项目文件夹概念,项目隶属于部门,也可以随项目阶段的发展转交给不同负责人和不同部门,项目可以邀请外部成员参与协作也可以邀请其他部门成员。项目既保证了文件的统一管理,同时又具备了需要的灵活性。

                                                                   巴别鸟项目管理界面

档案库管理历史文档,工作用当前的文档,历史文件分开管理

企业中往往有大量结束项目的文档,都放在一起会造成文件越来越多,管理和交接的难度越来越大。所以归档和档案的管理很重要。巴别鸟自带档案库,还有相应的档案管理员角色。历史文档可以像图书馆一样入库管理再借阅。

                                                                       巴别鸟档案库

哈希及秒传

就是重复上传很多遍,也没有存储空间损失

企业往往存在大量重复文件,一个邮件发给10个人就有10个重复文件了。巴别鸟通过哈嘻码控制,每个内容一样的文件物理上只存储一份。这样不仅能节约大量存储空间,还可以实现秒传(就是云端已有的文件,检测完哈嘻码后就瞬间完成上传,无论文件有多大)

精细化的权限管理

不是每个人都有权力弄乱文件的

什么文件夹什么文件可以编辑、什么文件夹可以上传、什么文件夹可以移动排序,能看到什么文件件,同一个文件夹里能操作自己的文件但不能操作别人的文件。这些都可以通过精确并可管理的权限控制实现。能保证企业成员在正常使用文件的同时不去搞乱文件。

                                                           巴别鸟拥有强大精细化的权限管理体系

文件列表导出

审计,让一切可控

巴别鸟支持导出任意部门任意文件夹的文件列表为excel,方便审计部门统一审计。

文件版本控制

版本混乱这才是真混乱

巴别鸟里一个文件的多次更改都会保存为一个文件的多个版本,而不会在文件夹上产生一堆不同版本的文件。这个特性很重要,这样大家工作都会在同一个版本上,而不会产生大量版本造成分支混乱。这就是版本管理的中哟之处。

巴别鸟能自动保存文件每个更新的版本

标签、快捷方式分类

多维度查找文件,杜绝杂乱

分类文件时,我们常常遇到这样的窘境,一个文件即属于2022年的合同附件,同时又是xxx项目的项目文件,甚至是一个通过会签的文件。用传统树形文件夹分类时,只能放在一个文件夹里,所以相当于只有一个维度查找。或者多复制几份?那么改了其中一份是不是会造成存在多个同名内容不同的文件?或是每份都要去修改?

巴别鸟提供了共享标签功能,有权限的人都可以给文件打标签,然后大家都可以用这个标签查询,甚至,巴别鸟支持只能选择企业预置标签以防止大量重复含义标签。配合另一项功能“快捷方式”就可以完美的解决文件难以分类问题。

就像上面的文件,我们可以查找 2022标签、或者XXX项目标签、或者通过会签标签等维度,快速分类和找到需要分类的文件。

                                                                              巴别鸟标签查询

强大的搜索

再乱的文件,都能搜索到

搜索作为文件管理的终极武器,一定要很强大。巴别鸟支持全文搜索,能搜索office、pdf、txt、甚至代码文件里的文本字符。同时,不同于大多数网盘,巴别鸟的搜索是做严格权限判断的,换句话说就是,巴别鸟只搜索用户有权查看的文件。如果没有查看权限的文件,搜索结果里连名字也不会出现。在安全方面这很重要。(大多数企业网盘是点击搜索结果再做权限判断,禁止打开无权限文件

,但这样文件名和全文展示内容等于泄漏了)。搜索结果还能再次删选哦。

                                                                        巴别鸟全文搜索

动态、通知,让过程一目了然

心中有数,就不会乱

和用户相关的文件操作,都会在动态中展示。上传新版本、@、提醒关注….等重要消息都会通过邮件或手机通知。让你了解各文件的进度。


协同协作

在线编辑权限也能精细化管理

在线编辑权限可以灵活分配,同时支持文件编辑区域的设定。

                                                                      巴别鸟在线编辑权限

强大便捷的在线office

支持office、wps家族的文件,还支持深色模式

非office文件也能协同编辑

不仅仅是office文件,使用巴比鸟客户端可以调取本地应用编辑任意云端文件,最重要的是,文件编辑时会自动锁定,防止冲突。

                                                                      巴别鸟客户端编辑云端文件

文件内容的协同批注讨论

除了支持office文件在线编辑协作外,巴别鸟还有独家特色功能。就是可以在所有能打开预览的文件上建立批注进行讨论。包括但不限于CAD文件、PSD文件、AI文件,甚至,3D格式的文件。

无需安装应用程序,就可以在线打开这些设计稿在内容上进行批注讨论。实在太方便了。有什么问题就可以在巴别鸟上直观讨论哦。

                                                         协同批注讨论文档及设计文件
                                                                              批注3D文件

数据安全

接下来隆重介绍巴别鸟的强项,保护数据安全。巴别鸟从产品定位初期就是朝着安全的网盘去的,经过十年的发展…..

但自己说自己安全其实没啥用,先看我们服务的对安全敏感的客户有哪些:

我们服务了诸如 中国空间研究院、国家体彩中心、中日友好医院、昆明电力交易中心、广东气象监测、中石油环球胜科、中冶新加坡….等多家对安全有极高要求并且会定期扫描系统安全性的企事业单位

数据安全的细节很多,在这里不展开了。

如果要了解巴别鸟企业网盘在安全方面做了什么,可以看一下这几篇文章,里面有详细介绍:

感谢你能读到文章最后,俗话说百闻不如一试,欢迎访问我们的官网免费注册巴别鸟企业公有云版本,体验不一样的网盘。

 

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