管理图稿文件对于建筑公司来说,似乎是一件小的不能再小的问题。

每天有那么多的大事要忙,管理工程的进度,跟踪材料的交付,解决施工的纠纷… 然而看似小的事,实际潜藏着致命伤。

 

图纸

作为一家建筑公司,一定对下面这些问题很熟悉。

由于图稿文件版本的不一致,也许是通知不到位,也许是文件版本本身混乱,合作方之间出现信息不对等的情况,导致施工出现问题,甚至发生返工,最后项目无限延长,相互之间扯皮不断。

建筑公司没有小项目,再小的项目在其他行业都是大项目,资料太多每一次查找需要的文件时有如大海捞针。

外出监督项目进程时,要随身携带大图纸。讨论施工工作时,为了让图纸快速摊开,还要找到一个水平面。

人员流动,导致文件丢失,原图纸文件不知所踪。

在竞标重大项目时,由于设计稿分享时不谨慎,内容泄露,被对手获取,痛失机会。

这些问题,可以说都是由图稿文件管理不善引起的。前期的不够重视,管理混乱,到后面对项目对公司产生重大的影响。最终图稿变成亚马逊雨林中的那只蝴蝶,引发了重大事故发生,却难以被查询到它才是问题所在。

要防止这些问题的发生,最有效的方式是从源头杜绝。提高管理图稿文件的意识, 做好管理图稿文件的这件小事。

巴别鸟 文件协同网盘,从下面几个方面帮助建筑公司管理图稿文件。

 

图稿文件集中存放,统一管理。

要管理好图稿文件,首先要为文件提供一个统一的存放平台分门别类存放。

如下图,在 巴别鸟 上,为施工项目建立团队文件夹,再根据文件属性机那里相应的文件,让文件看上去清晰统一,文件查找起来也十分方便。

就算是有员工离开,也不会对文件产生任何的影响,因为文件在 巴别鸟 上早已妥善存储。

 

巴别鸟统一存储图稿

 

图稿文件加密保护,分享可控。

巴别鸟 采用银行级的数据上传加密服务,保护图稿文件的传输安全。在分享文件时,可以选择对文件加密,并设置不同的操作权限。

例如,在和施工方进行外部交流时,可以将文件设置成“只读”的权限,防止对方编辑或删除甚至是下载分享泄露给其他人。 在团队内部交流时,可以按对象的职位和工种,给予更多的权限,如下载限、评审权。

 

巴别鸟文件加密分享

 

图稿文件在线预览批注、缩放。

建筑行业图稿文件的一大特色是,它所使用的制作软件比较专业。如AutoCAD,SolidWorks。又因为工作人员常常需要到施工现场去进行交流,施工现场往往没有合适的办公平台,噪音较大,使得各方在交流时比较困难,遗漏意见。

巴别鸟 为了解决这一痛点,专门开发了图稿文件的在线预览和批注的功能。不管是AutoCAD下的文件还是SolidWorks下的文件,都可以在 巴别鸟 上预览,并随时将讨论意见批注在上,既不破坏原稿内容,又不遗漏每一个内容。 考虑到图稿文件较大,屏幕尺寸有限的情况,图稿文件在预览时可以比例缩放并移动。

 

巴别鸟在线预览批注图稿

 

文件版本管理,版本再多也不怕。

在项目的施工过程中,图稿文件经常因需要适应实际情况进行反复修改。这就让文件产生诸多版本,引起混乱。

巴别鸟 的文件版本管理功能有效的解决了这一问题。每一次上传新版本后,新版本自动置顶,不用找来找去。查看文件版本,可以随时预览、下载任意历史文件。

 

巴别鸟文件历史版本

 

图稿文件多平台同步、消息提醒。

建筑公司应用文件的环境比一般行业要来得复杂,有时候是办公间,有时候是会议室,有时候异地办公,有时候是现场指导,有时甚至是出差路上也需要办公。

巴别鸟 拥有web端、iPhone\Android端和iPad端,可以适应纷繁复杂的办公环境。 内容同步更新,消息实时提醒,让协作的每一个人都能就是获取文件的最新动态。

巴别鸟多个平台

操作记录可循,问题可追踪。

任何事情,参与的人员过多,隐藏的问题也大。一旦发生情况,就会产生各种厘不清的扯皮和纠纷。这无关道德问题。

如果在图稿这一块没有有效的软件系统做记录,那就可以把责任推卸在文件拥有方,说文件没发过来,不知道哪个是最新版本等等,顺利甩锅。 正是洞察到这一人性的弱点,巴别鸟记录用户的每一次操作记录,让文件问题变得透明。

巴别鸟文件操作记录

最后,再小结一下 巴别鸟 是如何帮助建筑公司管理图稿文件的。

图稿文件集中存放,统一管理。

图稿文件加密保护,分享可控。

图稿文件在线预览批注、缩放。

文件版本管理,版本再多也不怕。

图稿文件多平台同步、消息提醒。

操作记录可循,问题可追踪。

 

<完>

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