在商业社会中,“时间就是金钱”是颠扑不破的真理。

曾有戏言称,如果比尔盖茨掉了1w美元,他是没空捡的。因为在弯腰的瞬间,他已经赚了1w美金了。

时间对每个人又都是公平的,一天24小时,总统不多一分,乞丐不少一秒。

但现实情况是,在同样长的时间(比如8小时),同样多的任务(比如10个),能力也相当的情况下,甲可以完成9件,乙只能完成4件。

为什么?效率不一样。

 

效率很重要
了解巴别鸟的,都知道巴别鸟可以提高工作效率。

坦白说,当我们说“巴别鸟可以提高工作效率”时,并不确定是否准确无误的向大家传达了其内涵。

毕竟,如果仅仅是说“提高工作效率”,而不说“如何提高效率?提高哪些效率?”,听上去总有点虚。

所以,这次我们要认真的谈一谈,细说一下“巴别鸟提高工作效率”这件事。

使用巴别鸟,

提高文件管理效率,缩短无效时间;

提高团队协作效率,节约沟通时间;

提高企业人员管理效率,降低运营成本。

提高文件管理效率

文件管理

巴别鸟是一个企业级的文件协同网盘,首要目标是——帮用户管理好文件,无论是私人文件还是工作文件,无论是文档、ppt、设计稿还是产品原型图

文件在哪不是管理,为什么要在存储在巴别鸟上?

首先,使用巴别鸟管理文件,像是在本地电脑上操作一样,学习成本为零。

巴别鸟建立了清晰的文件目录,文件的层级关系一目了然;使用巴别鸟可享受同样便捷的文件操作方式,复制、移动、删除、重命名、星标等等。

 

巴别鸟目录

其次,巴别鸟采用了阿里云的云存储服务,可以多点备份用户的文件。

在巴别鸟,文件安全是首要的。但是万一,文件被人为恶意删除了,可以在回收站找回,如果是人为恶意篡改了,可以恢复文件,做到有备无患。而且巴别鸟采用了网银级的加密方式,可防御黑客攻击。

接着,巴别鸟支持全平台使用,拥有多个客户端,随时使用文件。

使用巴别鸟,可以在多个设备上同步文件,无需小秘书,只需打开随身的任意电子设备(电脑、手机、ipad均可),文件就像是你的小跟班,随时随地随叫随到随取随用。

并且,即使在没有网络的环境下,也可以通过缓存的方式,随时查看文件。

巴别鸟客户端

再次,在巴别鸟分享文件时可以管理操作权限。

在巴别鸟,无论是要把文件分享给一个人还是多个人,都可以轻松管理对方的操作权限,究竟是给对方文件预览权、批注权、下载权、编辑权,还是复合类权限,都可以自定义。

既充分发挥了团队的共享精神,又拥护了文件拥有者的独立自主权。

 

最后,巴别鸟通过全文搜索、标签、及缩略图预览,快速找到文件。

在巴别鸟查找文件,是一件易如反掌的事。

你可以使用全文搜索,既能通过标题搜索文件,又可以通过内容搜索;也可以使用标签定位具体的文件,锁定的标签越多,文件定位越准。

 

提高团队协作效率

巴别鸟提高团队协作效率

如果说文件管理是提高效率的基础,那么通过文件进行的团队协作就是提高效率的上层建筑。

在巴别鸟可以按需,组建任意部门和团队,随时随地讨论工作,缩短沟通时间,节约效率。

首先,巴别鸟上的团队共享文件,每一个成员都能直接收到,并查看文件内容。

通常,要发送一份公司的部门的PPT、计划书,大多是通过邮件群发,抄送给大家。发件人要先把文件上传到邮箱,收件人要先从邮箱下载,才能看到。

通过巴别鸟,文件只需一人上传,其他团队成员就能收到,并且,无需下载,点击文件可直接预览,文件可以是文档、ppt、设计稿、工程图纸。查看时,如果对某处内容有建议,可以直接在此批注,输入文字阐述建议,其他有批注权限的成员均可看到。

其次,在巴别鸟可以直接批注文件内容,讨论工作。

通常,文件通过邮件发送后,收件人如果对文件内容不满意,要回邮件给出建议。作为发件人,先要采集整理大家的建议,讨论确认后,一一修改,再上传,再发送,甚至是再一次修改,如此循环往复,繁琐不堪。

巴别鸟的在线批注

在巴别鸟,团队成员查看文件时,如果对某处内容有建议,可以直接在此批注,输入文字阐述建议,其他有批注权限的成员均可看到。

无论有多少条批注建议,每个批注都会按时间先后排数,文件拥有者无需采集整理,只需专注的按批注建议修改内容,逐条修改后关闭批注,即可。

如果想对某建议进行说明,还可以直接在下面跟帖,回复批注,简单直接。且整个操作动态,都会通知到对方,做到真正的及时沟通。

ps:如果是使用巴别鸟同步端,文件都不需要上传,直接把文件拖到本地的共享文件夹里,就能自动同步给其他人。

再次,内外部交叉协作时,可根据协作对象有差别的设置文件使用权限。

例如,你们是甲方公司,现在要和乙方合作一个设计项目,在巴别鸟上建立了一个共同文件夹,供双方使用。但是,在双发讨论设计稿时,一要保证公司内部人的最大权限,又要保护稿件的安全,不能泄露。那么就可以对公司内的人采取邀请的方式设置不同权限,对乙方采取文件分享的方式,设置次级、次次级的权限。

提高企业人员管理效率

在巴别鸟,企业可以通过“企业控制台”集中管理员工的文件、权限及所有文件参与者的权限。

巴别鸟企业后台人员管理

无论员工是休假、请假、或是离职,都能通过一键交接,进行文件转移。如果文件遭到恶意毁坏,企业管理员也可以随时恢复。

文件的每个操作动态也会形成日志体系,以供需要之时回溯,方便快捷,安全有效。

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