巴别鸟的标签功能非常契合我们的工作需求,是我们管理入驻企业文档资料、实现精准匹配的得力助手。巴别鸟的基础功能体验也不错。客户服务到位,响应速度很快。

—— WE+ 上海金钟社区

客户简介

WE+ 是一个联合办公空间品牌,成立于2015年。在国内17个城市拥有46个共享空间,在芬兰的赫尔辛基和美国旧金山各有1个。公司总部位于上海,这里有11个办公空间,其中以金钟社区为中心点,这也是巴别鸟的主要服务对象。

WE+上海金钟社区

项目背景

WE+已有500多家中小企业入驻,各自有着不同的业务范围和发展需求,覆盖地产、广告、互联网、科技、媒体、咨询和教育等多个领域。

作为一个为几百家企业提供办公场所的共享空间,在了解到这些企业的业务范围和发展需求后,既想到可用自身的平台优势建立信息中心,成为企业间的需求桥梁,让这些企业在发展道路上互帮互助,强强联合。

 

面临问题

然而,要把各项工作落实下来也并非易事。

首先,WE+空间遍布各地,500多家入驻企业资料分散其中,常有丢失情况发生。如何让资料得以完好保存?如何让资料汇集得又快又准确无误呢?

其次,诸多企业,覆盖领域各不相同,这么多资料,如何建立档案资料库进行有效管理?

再次,建立档案只是整个流程中的一步,在之后如何能快速匹配需求双方也是一个很实际的问题。

针对这些情况,WE+把这项工作交给了金钟社区来统筹负责。

一开始他们使用2个Excel表格进行匹配,一个表格负责所有入驻企业的基本信息,一个表格负责所有的标签,这些标签都是在他们开会时,所讨论并确立下来的。刨除重复的,目前已有300多个标签。然后由统一固定的企业代号将两个表格连接起来。

如果信息不多,使用Excel,来回切换也并没有太大问题。

然而,500多条企业信息,300多个标签,而且以后信息和标签会越来越多。如此大的信息量,用人工方式去匹配,效率实在低下。再加上表格所能容纳的内容十分有限,图片、影像和详细的文档资料需另行存储分发,相当麻烦。

 

解决方案

集中管理入驻企业文件,有序存储与分发

在巴别鸟建立一个专用的文件夹,各分部的负责人通过巴别鸟同步端,将企业的所有资料内容统一同步上传,按照所属社区进行文档归类,存储在巴别鸟上,并进行永久备份。可有效防止文件内容丢失。

相比一个人统一汇总资料,由多个人共同传输文件,效率得到指数级提升。并且巴别鸟支持26种权限控制,可对单个的文件和单个的分享者进行细致权限控制。详细可追溯的文件操作日志,可预防文件被人为删除、篡改的情况发生。

WE+的巴别鸟界面

文件无需下载,可在线预览批注

巴别鸟支持在线预览近100种格式预览,金钟社区的负责人无需下载,即可在巴别鸟上查看几乎所有入驻企业的文件资料。

如资料有错漏之处,还可以使用巴别鸟在线批注功能,直接在错误处进行批注,修改后的文件可通过同步端自动更新,并保存历史版本。可有效把控内容的准确度。

为文件(夹)建立标签,匹配企业轻而易举

在巴别鸟上创建标签库,并给这些企业的相关文件(夹)打上标签,相当于给它们创建了多个身份识别。同时可以根据不同行业类别,给标签着上不同颜色,便于迅速区分每个标签所属行业。

巴别鸟支持标签搜索,想就某一需求标签匹配相关企业,只要搜索这一标签,进行身份识别,就可以搜到有关的企业,从而实现快速精准匹配。

WE+标签库

方案价值

入驻企业资料集中存储和安全备份,自动同步上传,细致的权限控制,让散落的资料实现高效、统一、安全、规范化存储管理。在线批注实时协作,文件历史版本保存,通过搜索标签建立匹配,可以准确、快速对接有需求的企业,实现精准匹配。

详情至 巴别鸟 官网:www.babel.cc

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