要统一高效管理整个企业文档其实是一个相当专业的事（图书管理档案管理都是大学的一个专业），这里只是简单的勾勒一个轮廓，便于需要做企业文件分类管理的人有一个概念。
首先，假定公司所有文件都可以统一在一个系统中（分散在各个设备就谈不上管理了），目前有很多企业网盘支持多账号同步数据到云端统一管理的。（如我们的产品巴别鸟企业网盘）
这样我们可以从多个维度来考虑公司文件分类，由粗到细。
文件生命周期维度
每个文件都有从生成到修改、使用、分享、再修改、定稿、外发、归档、销毁 的一个生命周期，中间还会派生出新的版本，但从全局管理分类上，我们只要考虑两个主要维度
正在使用的文件（热数据）、已经长期不会用的文件（归档、冷数据）
具体管理时把两类文件分开，能大幅提高效率。可以用不同的文件夹分类，但最好借助系统。
实际业务场景上中间还有一些细节，譬如，某个文件其实一直在使用，但都是被引用，这个文件本身长期处于不会被修改的状态，这样的文件如何管理？这种需求就需要借助系统更精细化管理了。
专业文件管理系统管理就方便多了，譬如：在这个维度上，巴别鸟企业网盘本身就有两个大模块，文件管理模块和档案管理模块，日常使用的文件就在文件管理模块中使用，项目结束或者一项工作结束就归档，归档后的文件在档案库统一管理，不可修改，但可以借阅和插叙。
文件归属维度
公司文件产生和使用过程中，其实主要管理是围绕文件归属的，譬如，员工个人的文件，在部门中使用的文件，客户发过来的文件，某个临时项目的文件，来回协作的文件，ERP或CRM系统产生的文件、企业统一发布的通知….
管理者其实不可能清楚的知道每个文件的作用和归属，靠成员自觉分类迎接的就是混乱。所以从这个角度，只能靠系统，并且系统要支持分权管理，层层把文件归属的管理分解到最小单位。
还是以巴别鸟为例，巴别鸟把文件按归属分为两大类和若干小类：
两大类：个人文件、企业文件
其中个人文件仅有使用者自己能查看管理，适用于不正式纳入企业管理的文件（企业也可以关闭巴别鸟个人文件模块）
在文件归属的角度上，巴别鸟还有 自己的文件、别人的文件这个概念，当然，文件所有权是可以转交的。
而企业文件根据使用场景设定了多个维度
- 企业发布文件：企业公告等全员收取的文件。
- 部门文件：可根据组织结构，由每个部门管理员可以分开管理，企业管理员也可以统一管理的部门维度管理的文件。
- 项目文件：多部门协作或者和外部上下游客户供应商协作以项目为单位管理的文件。
- 收件箱文件：从外部征集的文件。
这样的结构再配合权限转交等工具，就能实现以文件归属来进行管理。
文件安全维度
文件分类除了提高效率还有一个最重要的核心诉求，就是安全，防止混乱带来的文件泄漏，防止人为的破坏。
这需要把文件从安全维度进行分类。还是先两大类，再细分的逻辑。
先分为：
企业内部文件、企业外部文件
外部文件可能来源于上下游，供应商，其他个人或企业分享。
譬如：巴别鸟通过来源区分了内部文件和外部文件，外部文件会有明确的标识
但我们主要进行分类管理的是内部文件。
内部文件根据重要程度不同来管理就需要引入“密级”概念
密级决定了对文件的操作行为和分享行为，配合权限管理就可以做到比较高的安全性。
文件使用密级分类管理时，需要为不同密级设定不同的规则和策略。
譬如公开的文件每个员工只要有权限都可以查看并分享，但绝密文件只有特定的角色能看且不能分享。
譬如，巴别鸟就系统内置了密级的规则。
以上是以文件分类管理角度考虑的几个维度，基本算是一个骨架，要管理好还需要其他管理维度的辅助，以巴别鸟为例：
权限分类维度（使用角色）
搜索查询维度（标签、全文搜索）
部门密级维度
文件定稿
想要分类管理好企业文件，建议可以尝试下巴别鸟企业网盘，直接注册就可以使用，同时也支持私有化部署。记得注册企业公有云版本。