分组管理

分组把经常一起协作的人员整理成可重复选择的名单。分享文件、文件夹或向项目添加成员时，可以直接选择分组并配置权限，减少逐个查找和添加人员的操作。

例如，可以建立“设计评审组”，在每次分享设计稿时选择该组；也可以建立“项目交付组”，向多个项目添加同一批协作人员。分组用于选择协作对象，具体能查看、下载还是编辑，由该次分享或项目中的权限设置决定。

企业分组与个人分组

表格可左右滚动查看

“企业公共分组”和“个人私有分组”是分组类型，不是文件的公开级别。创建一个分组并不等于分享了文件；还需要在分享或项目中选择该组并授予适当权限。

创建企业公共分组

1. 使用有相应管理权限的账号打开企业管理后台，进入左侧 分组管理。
2. 点击右上角 添加分组，填写便于识别用途的 分组名。
3. 在输入框中按昵称、邮箱、手机号或分组名查找人员，也可点击 从企业成员列表中添加，核对要加入的成员。
4. 点击 确定。返回分组列表，按分组名查找，检查 包含人员个数；需要调整时使用该行的 编辑。

创建个人私有分组

1. 打开成员自己的 设置 > 分组管理。
2. 在 个人私有分组 区域点击 新建分组，不要误点企业公共分组区域的入口。
3. 填写分组名，查找并添加成员，或从企业成员列表选择。
4. 点击 确定，返回个人私有分组区域核对刚创建的分组。

例如，把经常一起评审的同事放入“设计评审组”，之后可在“我的分组”中快速找到。分组名称相似时，应同时核对分组类型和成员，避免选错对象。

在文件分享中使用分组

1. 选中要分享的文件或文件夹，打开分享窗口，切换到 邀请分享。
2. 可直接输入分组名查找；也可点击 从企业成员列表或者分组中添加，展开选择区域后进入 我的分组。
3. 展开 企业公共分组 或 个人分组，选择目标分组，并检查本次分享要授予的权限。
4. 添加后，在 被邀请人列表 中核对分组名称、权限及 截止日期。需要调整该组对此文件的访问权限时，在对应分组行修改。

完成后，用一名目标成员的账号检查能否访问文件，以及查看、下载、编辑等操作是否符合预期。已有访问权限还可能来自部门、项目或其他分享，因此不能仅凭某一条分享设置推断成员的全部权限。

在项目添加成员时使用分组

1. 由有权管理项目成员的人员进入项目成员管理，打开 选择项目成员 窗口。
2. 输入分组名查找，或在展开的选择区域进入 我的分组。
3. 从企业公共分组或个人分组中选择目标，核对本次项目成员权限，再点击 确定。
4. 返回项目成员列表，核对添加结果，并用目标成员账号检查项目访问。

成员变更与权限生效

分组成员增删后，相关访问权限即时生效。 新加入的成员获得该分组已被授予的访问权限；移出分组后，该成员不再通过该组获得访问权限。无需为这次成员变更逐个重新邀请或移除该组已关联的文件分享、项目成员。

成员仍可能通过部门、其他项目、其他分组或单独邀请取得访问权限。因此，移出某个分组不一定意味着无法再访问同一文件；需要收回某人的全部访问权限时，应一并核对其他授权来源。修改后可用受影响成员的账号检查结果。

常见问题

企业分组和个人分组在哪里创建？

企业公共分组由有相应管理权限的人员在企业管理后台的“分组管理”中添加。个人私有分组由成员在“设置 > 分组管理 > 个人私有分组”下点击“新建分组”创建。两类分组均可在文件分享、项目添加成员时使用，图文步骤见本页。

分组和部门、项目有什么区别？

部门表示组织关系并管理部门文件；项目是围绕任务组织人员和文件的协作空间；分组是可重复选择的协作人员名单。需要给同一批人分享多个文件或添加到多个项目时，可以先建分组，再分别设置各文件或项目的权限。

如何把文件分享给整个分组？

打开文件或文件夹的“邀请分享”，通过“从企业成员列表或者分组中添加 > 我的分组”选择企业公共分组或个人分组。添加后在被邀请人列表中核对分组名称、权限和截止日期，详见按分组分享文件。

项目添加成员时能使用个人分组吗？

可以。在“选择项目成员”窗口打开“我的分组”，展开“个人分组”并选择目标分组，设置本次项目权限后确认。企业公共分组也可以在同一入口选择。

创建分组后，成员就能访问我的文件吗？

创建分组本身不是文件分享操作。需要在目标文件的邀请分享或项目成员设置中使用该分组，核对本次授予的权限和有效期。分组类型中的“公共”不表示任何人都可以公开访问文件。

分组成员增删后，文件访问权限什么时候生效？

即时生效。新加入的成员获得该组已被授予的访问权限，移出的成员不再通过该组获得权限。若移出后仍能访问，请继续核对部门、其他项目、其他分组或单独邀请等授权来源；移出一个分组不会撤销其他来源的授权。

相关功能

• 分享与外发
• 项目协作
• 部门与组织结构
• 权限体系
• 企业控制台