自定义文件元数据

自定义文件元数据允许企业为文件增加统一的结构化业务字段。管理员先在管理后台定义字段、是否必填、字段类型和可选值；用户再为具体文件填写对应内容，并在文件详情、列表标识和搜索筛选中使用这些数据。

它适合管理文件阶段、发布状态、合同类型、保密等级、业务归属等不能只靠文件名和目录准确表达的信息。

自定义文件元数据管理 — 管理员在“管理工具—自定义文件元数据”中统一维护字段。

能解决什么问题

问题	使用自定义元数据后的处理方式
同类文件命名不一致	用统一字段和受控选项记录业务状态
文件散落在不同目录	可跨目录按同一元数据条件查询
发布、归档等状态难追踪	在文件详情中直接展示当前状态
交付前遗漏关键属性	把重要字段设为必填项
仅依靠标签难以形成固定口径	使用管理员定义的字段名称和选项集合

管理员定义元数据

管理员进入企业管理后台的“管理工具—自定义文件元数据”，可以查看已创建字段及其必填状态、字段类型和候选项，并新增、编辑或删除字段。

创建字段时需要设置：

字段名称：说明该字段表达的业务含义，例如“文件阶段”或“是否可发布”。
是否必填：设为必填后，用户为文件设置元数据时必须填写该字段。
字段类型：根据业务数据选择字符、数值、日期或选择型字段。
候选项：为选择型字段维护固定选项；选项可调整顺序或删除。

新建自定义文件元数据 — 示例把“是否可发布”设置为必填单选字段，并配置“可发布”“不可发布”两个选项。

可选数据类型

当前版本提供六种自定义元数据类型。字段类型决定用户填写数据的方式；单选框和多选框还需要由管理员预先维护候选项。

数据类型	填写方式	适用示例
字符型	输入文字或由数字、字母组成的业务内容	合同编号、客户名称、项目代号、资料说明
浮点型	输入带小数的数值	合同金额、税率、重量、尺寸
整数型	输入不带小数的数值	文件份数、页数、年度、保管年限
日期型	选择或填写日期	签署日期、生效日期、到期日期、归档日期
单选框	从管理员设定的候选项中选择一项	文件阶段、发布状态、保密等级
多选框	从管理员设定的候选项中选择一项或多项	适用部门、业务分类、使用范围

自定义元数据可选数据类型 — 创建元数据时可以选择字符型、浮点型、整数型、日期型、单选框或多选框。

类型创建后会成为企业文件分类口径的一部分。建议管理员在创建前先确认数据是否需要小数、是否允许多选，以及是否需要使用固定候选项，避免后续出现同一业务信息使用不同字段类型的情况。

字段设计建议

名称应短而明确，同一含义不要重复创建近似字段。
选项应互斥、易懂，并尽量保持长期稳定。
只把业务上确实不能缺失的信息设为必填，避免增加日常维护负担。
修改或删除字段前，应确认现有文件是否已使用该字段，并安排历史数据处理方式。
可先在一个项目或一类文件中试用，再推广为企业统一口径。

为文件设置元数据

在文件列表中选中文件，打开右侧文件详情。
展开“自定义元数据”，点击“编辑”。
搜索或选择需要填写的元数据字段。
为每个字段选择或填写对应值；带星号的字段为必填项。
点击“确定”保存。

文件详情中的自定义元数据入口 — 文件详情面板集中展示自定义元数据，并提供编辑入口。

设置文件自定义元数据 — 设置窗口会列出需要填写的字段；必填字段使用星号标识。

保存后，字段和值会显示在文件详情的“自定义元数据”区域，方便用户复核文件当前状态。

已设置的元数据值 — 示例文件的“文件阶段”为“评议”，“是否可发布”为“可发布”。

按元数据查询和筛选

自定义元数据可作为独立查询条件使用。用户可以在搜索区域切换到“仅搜索自定义元数据”，先选择字段，再选择对应值并确认筛选。

选择元数据筛选字段 — 筛选入口列出企业已经定义的元数据字段。

按元数据值筛选文件 — 选择“文件阶段—定稿”后，结果列表显示满足条件的文件及状态标识。

典型查询包括：

查找“文件阶段=定稿”的全部交付文件。
查找“是否可发布=不可发布”的受限资料。
按合同类型、项目阶段或资料状态筛选跨目录文件。
结合关键词、文件类型、时间、上传者等条件缩小结果范围。

查询结果仍遵循原有文件权限。用户只能看到自己有权访问的文件，不会因为元数据筛选而扩大访问范围。

与标签和图片元数据的区别

能力	数据来源	结构特点	适用场景
自定义文件元数据	管理员定义，用户为文件赋值	字段和候选项统一，可设置必填	文件阶段、业务属性、发布状态、合规分类
企业标签/用户标签	管理员或用户添加	灵活、可多选，适合快速归类	主题、项目、客户、临时分类
图片元数据	系统从图片读取	来自拍摄设备和文件属性	拍摄时间、尺寸、相机型号、分辨率

这三类信息可以配合使用：自定义元数据保证业务口径，标签补充灵活语义，图片元数据提供文件自身的技术属性。

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